Основные аспекты делового этикета

Достойное поведение во время общения является непосредственным показателем уровня нашей культуры. И в современном обществе правила поведения играют не последнюю роль. Общее впечатление о человеке оказывает прямое влияние на его репутацию и статус. Знание и соблюдение правил и норм этикета, умение производить приятное впечатление, строить эффективное общение являются значимыми элементами в жизни человека. Именно поэтому многие деловые партнеры обращают особое внимание на поведение окружающих людей.

Этикет включает в себя нравственные и моральные понятия, нормы и принципы поведения и общения людей, которые мы должны использовать не только в обществе, но и в семье, при общении с коллегами на работе. Особое значение имеет деловой этикет.

Добросовестный труд, высокое осознание общественного долга и взаимовыручка – все эти качества в деловой этике необходимо уметь в себе воспитывать и совершенствовать. А расположить к себе людей поможет правильная и грамотная речь, имидж, умение держатся в обществе и понимание тонкостей невербального общения.

Ключевые особенности делового этикета.

• В деловом этикете под понятием свободы подразумевается, что этика не должна препятствовать свободному желанию всех партнеров. В деловой среде вы должны ценить не только свою свободу, но и значимость коммерческих тайн и свободу действий партнеров, то есть не вмешиваться в дела других компаний и не препятствовать выбору методов исполнения договоренностей. А также свобода предполагает терпимое отношение к религиозным и национальным особенностям собеседников.
• Особое внимание необходимо уделять своей речи, в этом поможет вежливость. При общении с коллегами, партнерами и клиентами тон и тембр голоса всегда должны быть приветливыми и дружелюбными. Уважительное отношение помогает не просто сохранить хорошие отношения, но и способствует увеличению прибыли компании.
• Толерантность и терпимость заключаются в понимании и принятии недостатков или слабостей партнеров, клиентов или коллег. Такое отношение способствует установлению взаимного доверия и понимания.

• Тактичность и деликатность выражаются в умении слушать и слышать оппонента. При общении с собеседником всегда следует учитывать возраст, пол, религиозные убеждения, более того, при общении нужно обходить стороной неприемлемые темы. Данный факт необходимо учитывать при ведении переговоров с иностранными собеседниками. Обычаи и традиции других стран могут показаться странными и непонятными, а поведение и поступки – бесцеремонными или панибратскими. Принято делать комплименты, но при этом важно не переступать тонкую грань деликатности, и не переходить в лицемерие. Важно лишь уметь услышать и сделать правильное встречное предложение.
• Пунктуальность и ответственность – одни из ключевых принципов культуры. Люди, не умеющие распоряжаться своим временем, опаздывающие на встречи и совещания, оставляют неизгладимо негативное впечатление. День современных людей расписан буквально на минуты: время ценно не только для вас, но и для деловых партнеров, коллег и подчиненных. Опоздание более чем на 5 минут расценивается как грубое нарушение в деловом этикете. И даже самые искренние извинения не смогут загладить вину.
• Справедливость заключается в непредвзятой оценке индивидуальных качеств людей и их работы. Нужно уважать их индивидуальность, способность воспринимать критику и прислушиваться к рекомендациям.
• Исполнительность и ответственность означают умение брать на себя ответственность и выполнять работу в срок.

От соблюдения основных принципов этикета зависит дальнейшее сотрудничество с людьми. Нарушив те или иные правила в обществе, вы рискуете своим имиджем, а в деловой среде – репутацией компании, и подобные промахи могут стоить немалых денег или карьерной лестницы.

Основные функции делового этикета.

• Социально-культурная: принятие личности и группы повышает эффективность делового взаимодействия и оптимизирует рабочую деятельность: формирование правил и норм поведения необходимо не только в деловой среде, а также во всех аспектах жизни человека.
• Регулятивная позволяет ориентироваться в сложной или нестандартной ситуации, что обеспечивает стабильность и порядок. Стандартизация поведения облегчает процесс налаживания общения в любой типично-деловой ситуации. Тем самым позволяет избежать ошибок, неприятностей и напряжения. Помогает достичь взаимопонимания и сэкономить время при ведении переговоров. Формирование положительного имиджа компании и руководителя в глазах сотрудников, клиентов и партнеров.

• Интегративная функция обеспечивает сплоченность группы. Социализация позволяет даже новичку при помощи рабочего шаблона справляться с поставленными задачами. Способствует развитию и формированию личности, позволяет решить дисциплинирующую задачу и освоить правила делового этикета в короткие сроки.
• Коммуникативная функция коррелирует с поддержанием хороших отношений и отсутствием конфликтов.

Правила делового этикета должны соблюдаться в любых жизненных ситуациях, независимо от обстоятельств. Деловой этикет применим:

• на работе;
• в телефонных разговорах и деловой переписке;
• на официальных приемах или деловых ужинах;
• в путешествиях.

Язык жестов позволяет узнать гораздо больше о характере, чем слова и внешний вид. Невербальные знаки отражают сущность и внутренний мир человека, например, скрещенные руки или ноги сигнализируют о недоверии, зажатости или неуверенности.

Нельзя не отметить и эгоцентризм, которому нередко приписывают негативные коннотации, наоборот, подобное поведение говорит, что перед нами профессионал своего дела, он может вести переговоры и не забывать о своей точке зрения. Такой человек заинтересован в положительном исходе спора, но и, несомненно, будет отстаивать свою точку зрения.

Незнание основных постулатов этикета создает много проблем и иногда приводит к разрушению карьеры. На сегодняшний день бизнес в России имеет свои специфические особенности в этике – таким образом формируется новая культура делового общения.

В нем существует много правил и требований, которые необходимо соблюдать. Некоторые составляющие уже утратили сою актуальность. К примеру, раньше считалось, что из лифта первой должна выходить женщина, но сейчас нормы этикета гласят, что первым из лифта выходит тот, кто стоит ближе к дверям.

Существует восемь основных направлений в деловом этикете.

• Положительный настрой и дружелюбное отношение к сотрудникам и партнерам позволяют положительно расположить к себе людей.
• Субординация: для разных людей существуют свои способы и манеры общения, необходимо всегда помнить, с кем вы ведете диалог. Например, с руководителем проекта вы можете иметь дружеские отношения и общаться между собой на «ты», но на совещании с партнерами допустимо лишь обращение на «вы» и по имени и отчеству.
• При приветствии не следует ограничиваться только фразами «Здравствуйте» или «Добрый день», также необходимо использовать невербальные жесты: поклон, рукопожатие, кивок или взмах руки. Также не стоит забывать о простых словах вежливости «Спасибо», «Извините», «Всего доброго» и т. д.
• Рукопожатие – обязательный элемент приветствия, прощания и заключения договоренности, который дает настрой на дальнейшее общение. Первый протягивает руку младший по статусу или возрасту человек. Но если ведется диалог с женщиной, то первым протягивает руку мужчина. Но женщина всегда первая здоровается с начальником или руководителем.

• В деловом обществе не существует деления людей по половому признаку, учитываются только служебные ранги. В любых кругах первым представляется и здоровается младший по рангу или возрасту человек. Существует следующий порядок: сначала представляют младшего – старшему, мужчине – женщину, низшего по статусу – руководителю, опоздавших – тем, кто ждет. Во время приветствия и знакомства необходимо стоять, но при этом женщина может сидеть. Но если вы являетесь руководителем и принимающей стороной одновременно, то первое слово должны сказать вы.
• К любому человеку, с которыми вы имеете деловые отношения, необходимо относиться с уважением, также нужно спокойно и адекватно воспринимать критику и советы со стороны.
• Не стоит говорить лишнего – секреты учреждения, компании, партнеров или коллег необходимо хранить так же бережно, как и личные.
• Принятие или вручение цветов, подарков и сувениров в рамках деловой этики допускается. Поводом могут служить личные события или корпоративные достижения. Для руководителя лучше сделать один подарок от коллектива. Личный подарок лучше делать при закрытых дверях и по торжественному случаю. Презент коллеге или сослуживцу можно делать по любому поводу – но в таком случае, как правило, действует принцип «ты – мне; я – тебе». Поздравление от руководителя подчиненному обычно делается индивидуально либо публично, но тогда всем сотрудникам вручаются одинаковые подарки.

Образовательный и культурный человек всегда может грамотно излагать свои мысли не только устно, но и письменно. Главные требования при ведении деловой переписки – это краткость, лаконичность и корректность. Существуют основы оформления деловых писем и документации.

• Письмо должно быть грамотно составлено без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Стиль общения – деловитый, с использованием канцеляризмов.
• Необходимо определиться с типом и срочностью доставки письма.
• Любое официальное обращение должно соответствовать принятым и действующим шаблонам. Желательно оформлять письмо на официальном бланке компании или подразделении. Каждое обращение или ответ должно быть именным и личным.
• Нужно указать инициалы получателя, должность, подразделение или отдел, в которое отправляется письмо. Обязательно указываются данные отправителя с развернутой контактной информацией, с указанием названия компании и должности сотрудника.

• Не стоит использовать большое количество профессиональной терминологии, а также следует избегать двусмысленных выражений и жаргонизмов.
• Основная часть письма состоит из вступления и описания цели и предмета разговора. Текст должен быть убедительным с достаточной аргументацией и не превышать 1,5 страниц. В конце письма ставится подпись отправителя.
• Если письмо имеет международную направленность, то оно должно быть составлено на языке получателя.
• Когда отправляется по электронной почте, стоит обратить внимание на поле «тема письма». В строке указываются: тип документа, тема и краткое содержание.

Этикет направляет общение в нужное русло, обеспечивает профессиональную деятельность руководителей и подчиненных соответствующими стандартами, правилами, нормами. Как утверждал Дейл Карнеги, лишь 15 % успеха зависит от профессиональных достижений и знаний, а 85 % – от умения общаться с людьми.

Деловой протокол обусловлен правилами и нормами. Существует технология, позволяющая быстро и просто установить контакт, вот основные рекомендации.

• Проявляйте искренний интерес к людям – при разговоре с собеседником необходимо учитывать его мнение и заинтересованность. И помните, что слушать, не менее важно, чем говорить.
• Демонстрируйте радушие и говорите с улыбкой – доброжелательность способствует общению. Недаром американцы считают, что улыбка способна преодолеть любые барьеры.
• При общении большую роль играет дикция – обращайте внимание на свою речь, на правильное произношение слов и корректную расстановку ударений.
• Обращайтесь к собеседнику по имени, а лучше по имени и отчеству – поддерживайте диалог, будьте терпеливы и внимательны, к тому, что вам говорят. Стройте общение так, чтобы разговор касался общих интересов.
• Не используйте слова-паразиты и нецензурную лексику – речь должна соответствовать обществу и ситуации. Разбавить общение можно остроумными шутками, афоризмами, крылатыми словами и образными сравнениями.

• Избегайте конфликтных ситуаций – не используйте категоричные высказывания, критику и учитывайте интерес всех сторон в разрешении дела.
• Позаботьтесь о своем гардеробе – небрежный внешний вид, потрепанный костюм и неопрятная прическа расцениваются как пренебрежение и оцениваются окружающими негативно.
• В кармане вашего пиджака обязательно должно быть несколько визиток. Их отсутствие считается признаком дурного тона и будет восприниматься с отрицательной стороны.
• Если вы только устраиваетесь на работу, то постарайтесь вести себя спокойно и уверенно на собеседовании. Следите за своей осанкой и проходите в кабинет с поднятой головой. Не спешите садиться на первый стул, подождите, пока вам предложат это сделать. Общайтесь вежливо и уверенно, держите ноги параллельно друг другу и не скрещивайте руки.

Внешний вид должен соответствовать характеру мероприятия, он определяет статус и положение человека в обществе. В некоторых компаниях существует корпоративный дресс-код. Самый распространенный вид деловой одежды – костюм.

• Цвет одежды – оптимальным считается сочетание темных и светлых оттенков в одежде, так, например, темный пиджак и белая сорочка. Предпочтение следует отдавать темным костюмам – синим или серым. Светлые цвета в одежде допускаются только в летний период. Обязательное требование – на пиджаке должны быть застегнуты все пуговицы во время переговоров. Расстегнутый пиджак допускается только в период неформального общения.
• По этикету мужчинам следует выбирать рубашки с длинными рукавами. Наилучшим вариантом считаются сорочки без карманов. Сорочки с короткими рукавами допускаются только летом.
• Галстук не должен иметь яркие цвета или замысловатые узоры. Он должен гармонично сочетаться по цветовой гамме со всем гардеробом и полностью закрывать пряжку ремня на брюках. А затяжной конец не должен выступать из-за лицевой части.

• Деловой костюм сочетается только с классической обувью. Туфли должны быть идеально начищены.
• Носки должны быть длинные и в тон с обувью.
• В нагрудном кармане пиджака платочек используется только для красоты, он должен идеально сочетаться по цвету с рубашкой и галстуком.
• Из аксессуаров необходимо выбирать строгую сумку, дипломат или классическую папку.
• Из украшений мужчине лучше обратиться к кольцу или перстню, часам, запонкам и зажиму для галстука.

• Деловой костюм для женщиныПо цветовой гамме к костюму женщины выдвигается меньше требований. Главное, чтобы гардероб был темных или нейтральных спокойных оттенков. Допускается элегантное платье или брючный костюм из плотных тканей.
• Голые ноги недопустимы при любом времени года, поэтому чулки обязательно должны быть подобраны для каждого костюма.
• Яркий макияж и обилие украшений неуместны в деловом обществе. Не стоит сочетать серебряные или золотые украшения с бижутерией.
• Выбирайте легкий и сдержанный парфюм.

Еще больше об основных правилах делового этикета вы узнаете из следующего видео.