Как вести деловые переговоры?

В современном мире все большее значение уделяется умению правильно и корректно вести деловые переговоры. Особо важен этот навык для тех, кто строит собственный бизнес, для руководителей компаний, менеджеров и топ-менеджеров. Однако деловые переговоры подразумевают под собой не только встречи на высоком уровне, где принимаются стратегические решения о взаимодействии и развитии бизнеса. Технически в эту сферу входит любая коммуникация любых представителей компании в рабочее время и по рабочему вопросу.

Под деловыми переговорами обычно подразумевают особую форму деловой коммуникации, направленную на то, чтобы в ходе совместного общения, обмена мнениями и предложениями прийти к некоему соглашению. В идеале конечной целью является достижение взаимной или односторонней выгоды. Поводов может быть множество, однако все они сводятся к четырем основным типам.

Переговоры могут проводиться по поводу чего-либо, при каких-либо обстоятельствах, затеваться ради достижения определенной цели либо ограничиваться решением нескольких актуальных вопросов. Очевидно, что чем глобальнее повод, тем большие затраты потребуются для успешной реализации.

Существует несколько основных классификаций видов деловых переговоров.

• По характеру проведения они подразделяются на официальные – проходящие в строгой обстановке и подлежащие документированию согласно протоколу, или же неофициальные, проходящие в неформальной, полудружеской атмосфере.
• По кругу вовлеченных лиц различают внутренние и внешние подвиды. Внутренние ведутся внутри одного коллектива, при этом могут обсуждаться как организационные и межличностные вопросы, разграничение функций и планирование, так и стратегии общего развития компании. Внешние переговоры ведутся с клиентами, заказчиками или деловыми партнерами.
• Тип переговоров определяется и социальным положением сторон. Равноправными называются переговоры между партнерами и коллегами, занимающими примерно одинаковое положение. Общение же начальника с подчиненным или людей разного уровня – неравноправными.

Ведение переговоров – сложный и многоступенчатый процесс, требующий немалых познаний и затрат. Один из самых сложных этапов, зачастую определяющий итог переговоров задолго до их начала, - это подготовка. Именно на этом этапе следует определиться с целями и выбрать стратегию, место и время. Также это прекрасный шанс собрать и обработать информацию, а заодно все распланировать.

Начинать следует с четкой и однозначной постановки цели переговоров. Далее цель лучше разбить на ряд последовательных задач и определиться со стратегией, тактикой и методами их достижения. При анализе следует учитывать не только всю известную информацию об оппоненте, его предполагаемых целях и путях их достижения, но и свои собственные ресурсы. Продумывая аргументацию, лучше постараться предугадать и возможную реакцию партнера, подумать, чем можно его убедить, какие предоставить факты и гарантии.

Если не используется конфронтационный стиль переговоров, ориентированный на безапелляционное достижение цели любой ценой, разумным будет заранее вычленить точки возможных компромиссов. Как правило, при партнерских переговорах большую роль играют взаимные уступки, хотя бы незначительные шаги навстречу друг другу. Следует исходить из понимания того, что другая сторона также заинтересована в достижении взаимной договоренности, а значит, соглашение изначально возможно.

Немаловажным фактором является и выбор места для переговоров. Дизайн интерьера, используемые цвета, объем помещения и даже расстояние до места встречи оказывают психологическое влияние на человека, которым с успехом пользуются опытные мастера переговоров. Существует три возможных варианта: встреча на своей территории, на территории оппонента и на нейтральной. В каждом есть свои плюсы и минусы, ориентируясь на которые можно варьировать стиль поведения и методы достижения результатов.

• Если встреча происходит на своей территории, переговорщик или команда ощущают подсознательное психологическое преимущество за счет знакомой надежной обстановки. Также есть возможность организовать пространство под себя, изначально навязав оппоненту свой порядок действий. Однако чрезмерная расслабленность может сыграть и отрицательную роль, ослабив внимание и концентрацию.
• Чужая территория, исходя из вышесказанного, в равной степени играет на руку оппоненту. К тому же затрат времени и сил потребует дорога к месту проведения и расположение там. Но, с другой стороны, такая ситуация дает и ряд бонусов. Можно, например, составить психологический портрет оппонента исходя из его интерьерного, невербального решения. Можно также более четко, не отвлекаясь, сосредоточиться на переговорах, или даже, при необходимости, придержать «забытые» документы и выиграть время.
• Встреча на нейтральной территории рассматривается многими специалистами как оптимальный вариант. Стороны находятся в равном положении, что соответствует основному требованию принципа справедливости. Такое решение приводит к тому, что партнеры могут положиться исключительно на свое мастерство ведения переговоров.

При ведении деловых переговоров выделяют два основных подхода: конфронтационный и партнерский. Выбор стратегии непосредственно влияет на ход и стиль общения, определяет взаимоотношения сторон и задает правила всей коммуникации. Главная различительная характеристика – получение односторонней или же взаимной выгоды.

В современном бизнес-этикете наиболее популярным является партнерский подход, хотя и у альтернативного варианта есть немало сторонников. Противники конфронтационного стиля полагают его методы чересчур агрессивными и безнравственными, сторонники же позиционируют себя истинными мастерами коммуникации и относят любые компромиссы и уступки к разряду сентиментальных слабостей, излишних для делового человека.

• Конфронтационный стиль переговоров базируется на тезисе «Победа любой ценой! ». Главным критерием успешности переговоров служит беспрекословное и абсолютное утверждение всех собственных требований, любые уступки и отступления рассматриваются как провал стратегии. Основывается конфронтационный подход на том, что при определенном мастерстве и знании человеческой психологии можно склонить противника к любым выгодным для себя условиям.

• Партнерский подход возник в противовес конфронтационному и позиционирует себя как демократичный и современный. Само понятие партнерства, заложенное в термине, предполагает равные права сторон на получение выгоды от сделки. Как правило, подобные переговоры строятся на череде взаимных уступок с целью достижения в итоге взаимовыгодного компромисса. Предполагается, что обе стороны делают одно дело и имеют в переговорах сходную цель. Потому задачей мастера является сглаживание острых углов и противоречий, сведение интересов всех сторон к общему знаменателю и поиск золотой середины, удовлетворяющей всех.

Как известно, любой этикет является подразделом этики, а потому очевидно, что и деловой этикет должен основываться на базовых нормах морали и нравственности.

Острой этической проблемой в деловой коммуникации является также вопрос личной порядочности и ответственности каждого, а на общем уровне – честного и справедливого прохождения всех этапов диалога. Упорядочиванию спорных моментов помогает существование делового протокола, регулирующего все правила поведения и коммуникации начиная от представлений и знакомства и заканчивая телефонными переговорами и обменом подарками.

За годы существования делового этикета успела сформироваться четкая и упорядоченная структура проведения переговоров. Начинать следует с формальных приветствий. Первыми здороваются представители принимающей стороны. Как правило, принимающей стороной считается та, на чьей территории проходят переговоры, если же выбрано нейтральное место, принимающей считается сторона, выступившая инициатором собрания. Она же занимается рассадкой участников согласно протоколу.

Начинать встречу прямо с сути дела считается невежливым. Подлинное искусство переговоров состоит в том, чтобы перейти к вопросу постепенно, от общих неофициальных фраз и тем. Подобный подход поможет расположить собеседников к себе и выразить свое уважение и заинтересованность в них.

Не красит переговорщика и стремление надавить на собеседника, принудить его к принятию нужного решения. Следует избегать прямых вопросов, требующих немедленного решения. Более эффективная и этичная тактика состоит в том, чтобы дать противнику время на размышления и анализ.

Важным фактором является и внешний вид партнеров. Если не согласовано другое, то стиль одежды предполагается официальный – костюм и галстук неярких цветов. Дурным тоном считается снять пиджак или ослабить узел галстука – по крайней мере, прежде, чем это предложит сделать глава принимающей стороны.

В эпоху глобализации, интернета и быстрых способов перемещения все более распространенными становятся деловые связи с другими странами и народами. Несмотря на всеобщее стремление к толерантности и формированию общего, всемирного делового протокола, следует уважать национальные и культурные традиции других народов. Некоторые поведенческие паттерны схожи, но есть и имеющие серьезные различия, порой затрудняющие коммуникацию. Например, для европейца затруднительно понять тонкости японского этикета и, в частности, японский вежливый отказ, звучащий как уход от прямого ответа.

Впрочем, искусство переговоров в принципе базируется на умении понимать и чувствовать нюансы психологии и состояния собеседника. Каждая беседа уникальна и развивается по собственному оригинальному сценарию. Недостаточно просто поставить цель и достичь ее. В конце обязательно следует провести детальный анализ произошедшего, понять, что сработало, а что нет, какие были допущены ошибки, а что помогло прийти к компромиссу.

Опытного мастера отличает умение не только соблюсти протокол и достичь цели, но и дифференцировать типы переговоров и действовать сообразно им.

Однако окончательную, финальную точку ставит не договоренность и подписание сделки, а ее качественное и своевременное исполнение. Часто этот последний, заключительный этап переговоров незаслуженно обделен вниманием. Не стоит забывать, что именно так формируется деловая репутация бизнесмена или компании, а это та самая неизмеримая, но существенная величина, которая неизменно скажется на всех последующих переговорах и сделках.

Формируется репутация и в самом процессе коммуникации, оказывая как дополнительное положительное, так и противоположное, в случае неуважения к собеседнику или нарушения протокола, влияние.

Для результативного проведения переговоров необходимо определиться с предпочтительной стратегией. Специалисты выделяют три основные стратегии, подходящие для определенных условий. Выбор зависит от правильной и объективной оценки как собственных позиций и возможностей, так и других участников диалога. Впрочем, при определенном навыке переговоров любая стратегия может привести к удачному завершению сделки.

Тщательному анализу следует подвергнуть в первую очередь такие параметры, как психологический портрет собеседников, уровень их культуры и принятые среди них стандарты коммуникации и взаимодействия. Также следует учитывать формат встреч и объем поставленных целей и задач.

• Первая стратегия известна своей агрессивностью и прямолинейностью, недаром ее зовут еще тактикой «примитивных» или «базарных» переговоров. Основным рычагом воздействия в этом случае является личная харизма бизнесмена, заинтересованного только в том, чтобы любой ценой получить выгоду. Перспективы дальнейшего сотрудничества, поддержание положительного имиджа, взаимное доверие и комфорт участников сделки в расчет не идут. Зачастую в ход идут довольно топорные способы манипуляции, основанные на напористости, активном навязывании и нередко обмане. Примеры подобных одноразовых сделок красочно описаны в историях становления первых американских бизнесменов времен золотой лихорадки.

• Вторая стратегия является промежуточным звеном между хаотичным нерегулируемым и цивилизованным рынком. Суть ее заключается в постоянном балансировании между методами жесткого и мягкого давления на партнеров. Стратегия довольно опасна и используется в основном в ситуациях жесткой конкурентной борьбы за ресурсы и рынки сбыта, когда нет времени и возможностей для длительных дискуссий. На подобных методах держится практически весь нелегальный рынок начиная от крупных дел мафии и организованной преступности и заканчивая шантажом и вымогательством.

• Стратегия цивилизованного рынка считается самой прогрессивной и созидательной. Методы ее направлены на создание длительных взаимовыгодных отношений с партнерами. Беседа в таких условиях не всегда предполагает равенство партнеров, но обязательно подразумевает максимально возможный справедливый учет интересов сторон.

В зависимости от выбранной стратегии следует варьировать и тактику ведения переговоров. Тактики различаются совокупностью употребляемых методов и технологий, направленных на успешное прохождение всех стадий процесса. Наиболее известными тактическими приемами считается ожидание, жесткое наступление, регулярное повторение требований, уточнение позиций, частичные уступки и уклонение от прямого ответа.

О том, какие фразы запрещено использовать в деловых переговорах, вы можете узнать из следующего видео.