Профессия секретарь

В офисе практически любой современной компании секретарь занимает особое место. Это специалист, помогающий поддерживать порядок и работоспособность организации. По сути, это посредник между руководителем, работниками, партнерами и клиентами. Получить эту должность, как правило, несложно – не всегда требуется высшее образование и большой опыт работы. А построить хорошую интересную карьеру в будущем можно, если выполнять обязанности качественно и ответственно.

Упоминания о профессии секретаря замечены еще во времена Древнего Рима. Со слов историков, таких работников нанимали патриции и высокородные или просто богатые граждане страны. Секретарями работали мужчины из низших сословий, имеющие хорошее образование. В то время в обязанности таких работников входило делопроизводство, корреспонденция и нередко финансы и даже секреты работодателя.

В России секретарская должность появилась в 1720 г. благодаря Петру I. К профессии предъявлялись жесткие требования – наличие образования, хорошее знание законов, понимание всех тонкостей и специфики. Должность личного секретаря стала востребованной с 1840 г. – многим руководителям различных предприятий часто стал требоваться личный помощник.

Современная профессия секретаря часто представляет собой приемную и организационную работу в офисе – помощь не только руководителю, но коллегам и посетителям. Сегодня секретарь считается лицом компании, и по его или ее внешнему виду посетители судят о солидности всего предприятия. В наши дни эта профессия считается преимущественно женской из-за своей специфики. За время развития профессии сформировалось несколько направлений секретариата, зависящих от специализации.

• Офис-секретарь (офис-менеджер). Обязанностями является распределение телефонных звонков, встреча гостей, выполнение поручений руководства и обеспечение стабильного функционирования офиса (заказ канцтоваров, воды и пр.). Для получения должности работнику не требуется наличие специального образования. В карьерной лестнице эта должность часто является стартовой.

• Секретарь-референт. Должность похожа на работу офис-менеджера, но более ответственная и сложная. Здесь обязанностями будут подготовка проектных решений, редактура документов, составление текстов для выступлений руководителя на различных мероприятиях, а также частичный контроль работы сотрудников организации. Получение такой должности требует наличие специального образования (курсы, учебный центр).

• Личный помощник руководителя. Эта должность считается почетной. Такому ассистенту необходимо наладить отношения с руководством и создать атмосферу доверия. Для выполнения обязанностей потребуется знание специфики профессии, основ делопроизводства, стрессоустойчивость и уверенность в себе. Работа, как правило, заключается в решении организационных и административных задач.

Кроме названных профессий, существует несколько специализаций с узкой спецификой.

• Делопроизводитель. Сотрудник, который систематизирует документацию, оформляет счета, регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию, формирует архив.
• Секретарь-переводчик. Помимо основных обязанностей, потребуется владение иностранным языком на высоком уровне. Сотрудник принимает участие в переговорах с зарубежными партнерами.
• Судебный секретарь. Сотрудник служит в суде, проверяет явку людей на заседания, ведет протокол слушания, составляет судебные акты и выполняет различные поручения судьи.
• Технический секретарь. Для выполнения обязанностей необходимо владеть «слепым» методом печати, отвечать на телефонные звонки и уметь работать с оргтехникой.

Дополнительными характерными чертами современной профессии являются:

• ведение деловой переписки;
• высокая скорость печати «слепым» методом – не глядя на клавиатуру и используя все 10 пальцев;
• умение пользоваться разнообразной офисной оргтехникой;
• умение систематизировать документацию (корреспонденция, архив).

Достоинствами профессии можно назвать следующее:

• отсутствует физическая нагрузка;
• есть возможность получить важные коммуникативные навыки и наладить полезные связи;
• нет необходимости иметь специальность для получения работы;
• работа в комфортных условиях;
• в некоторых случаях можно в личных целях воспользоваться офисной оргтехникой (копир, скан);
• иногда можно совмещать учебу и работу.

Как и в любой другой профессии, должность секретаря имеет свои недостатки:

• постоянное нахождение на виду у руководства;
• ежедневный безупречный внешний вид (особенно важен в крупных компаниях);
• однотипные задачи и рутинная работа (часто характерны для небольших организаций);
• работа часто связана со стрессом;
• выполнение личных поручений начальства, не имеющих отношения к работе;
• редко есть возможность для самореализации;
• режим работы может быть ненормированным.

Перспектива развития для секретаря часто остается под вопросом. Одни руководители не спешат терять хорошего сотрудника и переводить его на другую должность. Другие по отношению к ответственным, трудолюбивым и профессиональным работникам проявляют понимание и нередко повышают в должности.

Документ, который призван регламентировать права и обязанности работника – должностная инструкция, она одинаково важна и для секретаря, и для руководства. В ней содержатся права и обязанности обеих сторон трудового соглашения, что позволяет использовать ее как инструмент для эффективной координации производственных процессов.

Единой формы инструкции не существует, поэтому ее можно составить, используя готовый шаблон, или разработать собственный документ. При составлении документа важно учесть, что в каждой компании секретари выполняют разные функции, несмотря на единую основную работу.

Должностная инструкция должна составляться с учетом профстандарта и включать следующие основные разделы.

• Общие положения.
• Функции.
• Должностные обязанности.
• Права.
• Ответственность.

Помимо основных обязанностей, в должностную инструкцию допускается внесение дополнительных функций с учетом специализации. Так, инструкции делопроизводителя, технического секретаря, военного или научного секретаря будут содержать похожие основные секретарские функции, но отличаться специализированными обязанностями, которые необходимо будет указать в документе.

В классическом понимании к основным унифицированным обязанностям секретаря можно отнести следующие функции:

• обеспечивает административную деятельность руководителя;
• ведет деловую переписку, включающую звонки и электронные письма;
• принимает и перераспределяет корреспонденцию, подготавливает и отправляет ответы на полученные письма;
• производит сбор и обработку необходимой для руководителя информации, обеспечивает делопроизводство;
• принимает документы от работников для дальнейшей передачи руководству на подпись и ознакомление;
• занимается подготовкой встреч, совещаний и конференций, ведет их протоколы;
• закупает канцтовары и другую продукцию, необходимые для обеспечения бесперебойной жизнедеятельности офиса;
• решает организационные задачи по приему работников и посетителей;
• выполняет иную работу, относящуюся к занимаемой должности.

Дополнительно могут стать обязанностями:

• контроль выполнения распоряжений и приказов;
• сканирование и копирование документации;
• отмена или перенесение сроков;
• бронирование билетов и номеров гостиниц;
• составление отчетов о командировочных расходах;
• приготовление напитков и угощений для гостей.

Секретарю на работе приходится часто и много общаться с разными людьми, поэтому хорошему специалисту необходимо соответствовать следующим требованиям:

• опрятность;
• аккуратность;
• доброжелательность;
• культура речи;
• коммуникабельность;
• отсутствие вредных привычек.

Поскольку секретарь – это «лицо» компании, неотъемлемым критерием является приятная внешность сотрудника. Здесь важно отметить, что речь идет о чувстве стиля и наличии вкуса, а не о модельной внешности. Часто секретарями становятся женщины, поскольку считается, что им больше свойственны гибкость, стрессоустойчивость и умение создать уютную атмосферу в офисе.

Специфика секретарской работы заключается в регулярной помощи руководителю в ведении дел. По этой причине крайне важны такие профессиональные качества:

• ответственность;
• пунктуальность;
• внимательность;
• исполнительность;
• обучаемость;
• организованность.

Для получения работы на должности секретаря часто не нужно наличие высшего образования, вполне подойдут оконченные профильные курсы. Нелишними будут полученные знания в сфере психологии, скорочтения и стенографии. Базовые знания профессии секретаря можно получить в специализированных колледжах. Такое обучение доступно тем, кто окончил 9 или 11 классов школы, и займет 1-3 года, в зависимости от имеющегося среднего образования.

Если выбор пал на солидную компанию, то важно получить профильное образование. Например, при МИДе РФ действует учебный центр, который проводит подготовку секретарей. Центр обучает студентов компьютерной грамотности, основам делопроизводства, деловой этике и этикету, английскому языку. Поскольку отечественные ВУЗы не предлагают обучения секретарскому делу, преимущество имеют кандидаты с дипломами в сфере филологии, коммуникации, психологии и других схожих направлений. Некоторые компании предоставляют обучение кандидатам, которых готовы принять на работу.

Секретарем можно работать в солидной организации, на предприятии малого бизнеса и в государственном учреждении, например, в школе или ВУЗе. Сегодня секретари или помощники нужны практически каждому руководителю. Должность секретаря окутывают разные мифы – одни рассказывают о старте интересной карьеры с этой профессии, а другие утверждают, что повышения практически не получить.

По факту, продвижение по карьерной лестнице во многом зависит от личных качеств. Инициативность и трудолюбие поможет перейти на более высокую позицию внутри компании, например, сначала помощник менеджера, а потом стать менеджером. Дальнейшее развитие в компании будет уже в руках самого специалиста.

В начале карьеры сложно рассчитывать на высокую зарплату. Работникам без опыта работодатели обычно предлагают оклад 15000-20000 руб. в зависимости от региона проживания. В крупных городах заработная плата обычно больше. Средняя зарплата опытного сотрудника составляет 30000-45000 руб. по России. Специалисты более высокой квалификации, к примеру, личные помощники руководителей и референты зарабатывают 60000-80000 руб.