Профессия секретарь-машинистка

Печатные машинки исчезли из употребления и отправились в музей, но никуда не делась необходимость в человеке, который набирает документы, раскладывает их в нужные папки, встречает посетителей и отвечает на телефонные звонки. В статье расскажем о профессии «секретарь-машинистка» в современном мире – ее особенностях, требованиях и где сегодня нужны такие специалисты.

Секретарь-машинистка – это одна из младших секретарских должностей. Хотя сегодня этот специалист работает уже не на машинке, а на компьютере, название сохранили не только по традиции, но и для того, чтобы подчеркнуть исполнительский характер работы (в отличие от административных и секретарских позиций более высокого ранга – помощник руководителя, секретарь-референт, делопроизводитель, офис-менеджер).

Сведения о профессии, выполняемых обязанностях содержатся в двух документах:

• «Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» – сокращенно ЕКС (ранее назывался ЕТКС);
• профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Приоритетным для применения является профстандарт. Он адаптирован под специфику современного рынка, содержит более полное и развернутое описание трудовых функций.

Профстандарт относит должность секретаря-машинистки к 3 уровню квалификации – то есть ее обязанности предполагают контроль работы со стороны старшего специалиста, минимум самостоятельных решений и управленческих функций.

Основная задача секретаря-машинистки – набор текстов и документов, размножение и систематизация информации по шаблону (сканирование, копирование, перепечатывание документов, заполнение типовых бланков, сортировка корреспонденции, регистрация входящих и исходящих документов).

Как и любая профессия, профессия секретаря-машинистки имеет свои особенности:

• работу отличает довольно напряженный характер, при этом сотрудник должен уметь выполнять и монотонную работу по набору текстов, и общаться с людьми, быть лицом и голосом компании.
• нет жесткого перечня обязанностей – секретарь выполняет различные поручения руководителя;
• эта должность – отличный старт для карьеры и возможность получить полезный для будущего управленца опыт;
• работа считается женской (это даже отражено в названии), хотя не менее востребованы и секретари-мужчины;
• главное умение – правильно выстроить отношения с коллективом, а совсем не скорость печати.

На основе обобщенных требований профстандарта в каждой организации разрабатывается внутренняя должностная инструкция – основной документ, регламентирующий права и обязанности работника.

Именно в этом документе определяется перечень функций, которые исполняет сотрудник в конкретной организации. В типовой инструкции функционал может просто повторять соответствующие положения стандарта (ранее раздел «Обязанности» часто полностью копировался из ЕКС). Обычно в инструкции есть такие пункты:

• печатает по указанию руководителя различные материалы;
• организует телефонные переговоры руководителя.

При необходимости пункты могут уточняться, конкретизироваться, а круг обязанностей – расширяться или сужаться по сравнению с типовым, если этого требует специфика организации. Например, для секретаря-машинистки в школе могут указываться пункты, о том, что она организует выдачу справок, подтверждающих работу или учебу в школе, ведет книгу записи учащихся. А в коммерческой компании это могут быть положения о ведении журнала разъездов курьеров и выдаче соответствующих справок.

Профстандарт устанавливает минимальные требования для назначения на должность секретаря-машинистки – для этого достаточно полного среднего образования.

Дополнительным преимуществом станут специализированные курсы. Причем ни ЕКС, ни профстандарт никак не ограничивают требования к сертификату об окончании таких курсов. Поэтому можно выбирать любую программу подготовки секретарей из огромного перечня предложений государственных и частных учебных центров.

Хотя от секретаря-машинистки не требуется серьезной образовательной подготовки и академических знаний, ей необходим большой набор практических навыков:

• уверенные навыки работы на компьютере, знание офисных программ, умение работать с оргтехникой, грамотность, быстрая скорость печати;
• умение работать с документацией в рамках своих компетенций – знать правила оформления типовых документов, служебных писем, правил сортировки и регистрации корреспонденции и других документов;
• развитые коммуникативные навыки, умение выстроить отношения с партнерами, клиентами, сотрудниками, знание этики и этикета делового общения, правил работы с конфиденциальными и служебными данными;
• знание нормативных документов, регламентирующих работу.

Специалист должен обладать не только профессиональными навыками, но и определенными личными качествами: он должен быть уверенным, вежливым, эмоционально-стабильным, уметь быстро ориентироваться в ситуации, решать конфликты, работать как в режиме многозадачности, так и в режиме рутинной работы, обладать высокой самоорганизацией, внимательностью, ответственностью.

Раньше секретари-машинистки трудились в машинных бюро. Сегодня работа этого специалиста наиболее востребована в следующих организациях:

• в государственных, административных структурах;
• в образовательных учреждениях (в школе, колледже, вузе);
• в юридических компаниях, у частных адвокатов, нотариусов;
• в архивах.

Также вакансия может быть открыта и в любых других организациях. При этом в частных компаниях должность может называться не только секретарь-машинистка, но и секретарь-администратор, секретарь на ресепшн, секретарь.