Резюме офис-менеджера: структура и рекомендации по заполнению

Успешная карьера начинается с грамотного составления резюме и от впечатления, которое оно произведет. Поэтому важно уже этим документом вызвать у работодателя интерес к себе. Правильное резюме способно представить потенциального работника самым подходящим специалистом на открывшуюся вакансию. Особенно это касается молодых людей, только начинающих трудовую деятельность, которые должны в резюме суметь структурировать свой даже минимальный опыт работы.

Многие отождествляют должностные обязанности офис-менеджера и секретаря. Некоторая схожесть присутствует: это прием входящих звонков и корреспонденции, набор текстов, организация совещаний и выполнение всех поручений руководства. Но обязанности офис-менеджера направлены на обеспечение жизнедеятельности офиса. Они могут быть намного шире с возложением дополнительно компетенций секретаря или помощника руководителя.

Резюме должно иметь четкую структуру и простой язык изложения. Общепринятая форма этого письменного документа представляет собой разделы с информацией, размещенные в определенной последовательности:

• желаемая должность;
• фамилия, имя и отчество;
• контактная информация;
• цель резюме;
• профессиональные компетенции, соответствующие должности, на которую соискатель претендует;
• образование (основное и дополнительное);
• опыт работы;
• личностные качества;
• дополнительные данные;
• рекомендации.

Уже на этапе резюме претендент сможет хорошо зарекомендовать себя, оформив его по всем правилам делового документа.

Если правильно использовать принципы оформления, то у читающего сформируется положительное восприятие:

• заголовок «Резюме» не пишется;
• объем – не более 2 страниц формата А4;
• текст разбивают на короткие, удобные для чтения абзацы;
• рекомендуется использовать шрифты Times New Roman или Arial с размерами основного текста – 12 кегля, заголовков – 20 кегля, подзаголовков – 14 кегля;
• все перечисления оформляются списком;
• акцентировать информацию можно, выделяя ее жирно или более крупными буквами (от 14 до 16 кеглями шрифта);
• текст не должен быть с ошибками;
• информацию следует излагать кратко.

Принципы написания резюме одинаковы для всех должностей.

• В разделе «Желаемая должность» необходимо четко обозначить наименование вакансии. В случае когда нет сведений о свободных должностях, следует кратко описать сферу своего профессионального интереса, например «ИТ-специалист». Не имеющему опыта работы, следует указать «стажер/ассистент» и сферу работы, например маркетинг, финансы, ИТ.
• Далее указываются персональные данные: фамилия, имя и отчество. Их рекомендуется размещать по центру или с левой стороны. Часто работодатели выдвигают требования к внешности претендентов и просят присылать резюме с фото. При такой необходимости надо разместить в резюме наиболее удачный деловой снимок.
• В пункте «Контактная информация» отражают телефон, адрес электронной почты, далее указывают дату рождения и зарплатные ожидания. Следует реально оценить свои умения, чтобы желаемая зарплата была оправдана. Если компания имеет филиалы, то необходимо обозначить готовность к переезду и командировкам.
• Следующий блок – цель. Можно просто написать: «Получить должность офис – менеджера».
• Образование. Перечень учебных заведений, начиная с последнего, с датами поступления и окончания. Информация о специальности и университете (вузе, колледже) должна соответствовать прописанной в дипломе. Курсы, тренинги, стажировки лучше писать те, что касаются должности, на которую работник претендует.
• Опыт работы. Описать свою трудовую деятельность надо так, чтобы на данную кандидатуру обратил внимание работодатель. Первым указывается последнее место работы. Достаточно 5 организаций. Описание предыдущего опыта должно быть конкретным, периоды работы должны быть указаны с точностью до месяца, полное название фирмы с ее краткой характеристикой, занимаемая должность, функциональные обязанности – подробные. При грамотном составлении этого раздела следует расставить акценты на прежние места работы, которые по функциям максимально приближены к желаемой должности. Повысит ценность сотрудника, если он ранее работал секретарем-референтом, юристом, оператором колл-центра.
• Достижения. Следует описать конкретные достижения на предыдущих местах работы и перечислить все имеющиеся меры поощрения, полученные от прежнего руководства.
• Профессиональные навыки. Наниматели подбирают умного и активного работника, который умеет сделать так, чтобы все дела делались четко в срок, а сотрудники чувствовали, что есть человек, заботящийся о бытовых офисных мелочах. Кроме того, они ищут человека с высоким уровнем эмпатии, который сам умеет видеть проблемы и находить для них решение. Поэтому стоит указать только те умения, которые имеют значение для предлагаемой вакансии.

Рабочие задачи:

• управление;
• администрирование;
• хозяйственное обеспечение;
• контроль;
• отчётность.

Стандартные задачи:

• забота об офисе и сотрудниках;
• почта и документооборот;
• встреча контрагентами и партнеров;
• заказ воды, еды, мебели, техники.

Ключевые знания и умения офис-менеджера:

• опыт организации совещаний;
• владение правилами делового этикета.

Успешный соискатель умеет налаживать все процессы в офисе и контролировать работу вспомогательных подразделений. Данного специалиста часто обязывают отслеживать дни рождения работников, организовывать корпоративные праздники, оформлять поздравления, приобретать подарки, букеты, сувениры.

О себе. Это перечисление личных черт характера, которые помогут выполнять задачи соответствующей должности: организаторские задатки, добросовестность, пунктуальность, самостоятельность, терпеливость и гибкость.

Обязательные требования к офис-менеджеру:

• здравый смысл;
• компьютерная грамотность;
• грамотная речь;
• активность в решении возникающих проблем.

Приветствуются стрессоустойчивость, неконфликтность, хорошая память и организованность. Эффективных офис-менеджеров отличает и наличие определенных личностных качеств: проактивность, прекрасные коммуникативные навыки, а также доброжелательность. При отсутствии рабочего опыта следует заострить внимание на трудолюбии, исполнительности, обучаемости и легкой адаптации в коллективе. Однако не следует включать в описание более 6 черт характера.

В раздел «Дополнительная информация» можно включить ваши любимые занятия, а также то, что вы умеете водить автомобиль. И последний раздел – «Рекомендации» – представление характеристик и контакты бывших руководителей.

Сопроводительное письмо направляют в качестве дополнения к резюме. Иногда сами работодатели, размещая вакансии на интернет-сайтах по трудоустройству, выставляют требование приложить сопроводительное письмо в отклике. В его содержании необходимо рассказать о своих ожиданиях от будущего сотрудничества. Это дает шанс быть приглашенным на собеседование. Приведем пример сопроводительного письма.

«Направляю резюме для рассмотрения меня на вакансию офис-менеджера. Я была бы рада работать в стабильной, крупной и авторитетной компании. Я уверена, что именно в «Мобильные ТелеСистемы» я смогу дальше реализовать свой потенциал.

К настоящему моменту я имею опыт работы секретарем руководителя, специалистом кадрового делопроизводства. Надеюсь, что ответственность, внимательность к деталям делопроизводства, наработанные на предыдущих местах службы, сделают меня вашим эффективным сотрудником.

Я хотела бы получить приглашение на собеседование и более подробно рассказать о своем профессиональном опыте, а также ответить на все вопросы.

С уважением, Ф. И.».

Образец резюме на должность офис-менеджера

Альбина Кравцова

Дата рождения: 30.09.1995

Цель: замещение вакантной должности офис-менеджера

Желаемый доход: от 45 тыс. рублей

График: полная занятость

Готова к командировкам, готова к переезду.

Контактная информация:

адрес проживания:

телефон:

e-mail:

Образование:

• ПензГТУ, г. Пенза (2013–2017 гг.). Профессиональное обучение по отраслям. Профиль «Экономика и управление».
• ПензГТУ, г. Пенза (2013–2014 гг.). Профессиональное обучение по программе «Бухгалтер».
• ПГУ (2010–2013 гг.). Управление и информатика в технических системах.
• ГОУ «Пензенский строительно-коммунальный техникум» (2005–2008 гг.). Оператор ЭВМ.

Профессиональный опыт

Сведения о трудовой деятельности:

12. 2015 – 11. 2019

Старший специалист службы поддержки Единой информационной системы

• Приём, регистрация и обработка входящих информационных e-mail запросов и обращений.
• Рассмотрение претензий и оказание консультаций.
• Сбор и анализ информации для решения проблем пользователей сайта.

ООО «Интел»

05. 2013 – 11. 2015

Оператор call-центра Единой информационной системы.

• Приём входящих звонков, регистрация обращений.
• Консультирование пользователей сайта.

ООО «Глобал. ру»

01. 2010 – 04. 2013

Офис-менеджер

• Организация работы и жизнеобеспечения офиса, кадровое делопроизводство, работа с деловой документацией, почтой и интернет-банком.

ООО «Инфотекс»

10. 2008 – 12. 2009

Специалист по кадровому делопроизводству

• Ведение кадрового документооборота.

ТК «Фортуна»

01. 2007 – 09. 2008

Менеджер по работе с клиентами

• Оформление абонентской документации, консультирование абонентов, продажа и активация sim-карт.

ЗАО НСС

Ключевые знания и навыки:

• навыки работы с организациями-партнерами;
• навыки работы с компьютером, оргтехникой и программным обеспечением;
• навыки работы с документами, ведением отчетности;
• отличное знание делопроизводства;
• организованность, внимательность к деталям.

Дополнительная информация:

• иностранные языки: английский (базовый уровень);
• уровень владения компьютером: уверенный пользователь;
• компьютерные программы: Photoshop, пакет MS Office;
• семейное положение, сведения о детях: не замужем, детей нет;
• увлечения, хобби: живопись, креативная фотосъемка, путешествия, психология.

Личные качества:

• стрессоустойчива, имею опыт разрешения различных ситуаций;
• способна к обучению.

Цели и жизненные планы:

• работа в современной компании с возможностью дальнейшего развития личностных и профессиональных качеств для карьерного роста;
• получить дополнительный опыт, который позволит мне развить новые навыки, расширить свои обязанности и тем самым стать максимально эффективным сотрудником.

Рекомендации предоставляются по запросу.