Отказ кандидату после собеседования: причины и способы оповещения

Деловое общение – это формат коммуникации, который имеет свои правила, нормы, предписания и рекомендации. К сожалению, не все компании придерживаются формата, порой грубо его нарушают или просто пренебрегают деловым этикетом. И часто такие промахи случаются в ситуации с отказом кандидату, не прошедшему успешно собеседование.

Честная позиция, которая объяснит отказ кандидату после собеседования, главенствует. Но это должны быть причины, которые напрямую касаются профессионального облика и того представления о качествах кандидата, которое сложилось у принимающей компании. Если сам кандидат делает запрос на объяснение причин, профессиональным упущением будет отказать ему и в этом.

Однако имеются и несколько причин, которые все же не стоит озвучивать. Перечислим их.

• Если не понравилась внешность соискателя, возраст, какие-то особенности самопрезентации. Если все это можно объяснить субъективной оценкой, то такие вещи, конечно, не озвучиваются. Это выглядит необоснованным решением со стороны нанимателя. Возможно, оно таким и является.
• Дискриминация запрещена, поэтому уважающий себя наниматель не имеет ни морального, ни законного права ее проявлять. Но это в теории. На практике же часто проявляется дискриминация гендерная, когда наниматель уверен, что женщина (или мужчина) с конкретной работой не справится, поэтому ей (ему) нужно отказать в приеме на работу. Такой подход абсолютно несовременен, кроме того, он осуждаем. Но даже если наниматель руководствуется именно такой оценкой, озвучивать ее – это двойная ошибка.

Возможными причинами отказа могут быть:

• высокие запросы соискателя;
• ложные данные;
• некорректно составленное резюме;
• неуверенность в себе, которая прогнозируемо негативно скажется на работе;
• частая смена рабочих мест;
• опоздание, неуважительное отношение соискателя к формату собеседования, специалистам.

Отказ в вакансии – одно, но отказ от объяснения – еще большая потеря репутации. Особенно в тех случаях, если кастинг или конкурс проводят в несколько этапов, а соискатель «отсеивается» на финальных собеседованиях. В таком случае наниматель по результатам отбора делает небольшой профессиональный отчет, который представляет процедуру отбора прозрачной, что может помочь потенциальному соискателю в дальнейшем трудоустройстве.

Еще раз стоит отметить – отвечать нужно. Эта информация важна не только для соискателя (он, несомненно, заслуживает уважения), но и для компании, которая хочет поддержать деловую репутацию, в связи с чем желает делать отбор специалистов прозрачным, объективным, четким.

Следует придерживаться такой позиции: каждый соискатель – потенциальный партнер. Сегодня он может получить отказ, а завтра он станет частью компании (клиентом или коллегой). И отказ, который будет дан без объяснений и уведомлений, – это большой минус для компании.

Идеально, если во время самого собеседования или даже объявления о нем компания, организующая отбор, четко отмечает сроки ответа. Это грамотный подход, который заранее структурирует отношения. Соискатель не будет волноваться раньше времени, в его распоряжении будет четкий алгоритм действий. И работодателя это тоже дисциплинирует.

Максимальный срок для ответа – 2 недели. Все, что не укладывается в этот срок, говорит о неорганизованности процесса приема на работу в компании. Предполагается, что кандидат не ищет других путей, ждет ответа. Поэтому заставлять ждать более 2 недель просто неуважительно.

Рассмотрим варианты, как можно уведомить соискателя об отказе.

• По телефону. Самый распространенный вариант. Сотрудник, которому досталась эта миссия, должен быть инструктирован по общению с соискателем. Деловой тон, стиль общения, доброжелательное отношение, четкий и содержательный ответ – вот что должно быть в такой коммуникации.
• Письменный отказ. Можно и написать соискателю, если есть договоренность о такой связи. Можно сделать шаблонные письма для отдела кадров, которые будут составлены корректно и уважительно. Если отказ касается именно данного временного промежутка, но компания видит потенциал в соискателе, не прочь увидеть его в других проектах (в будущем), то об этом стоит сообщить в письме.

Для некоторых компаний написание отказа – целая проблема. Одни смущаются, другие действует очень резко, а кто-то дает не совсем понятные ответы. Для этого существуют шаблоны – подсказки того, как отказывать уважительно и грамотно.

Образцы текста оповещений об отказе.

• Здравствуйте, Ирина Александровна! 20 сентября 2019 года Вы проходили собеседование на должность менеджера по продажам. От лица компании «Форум» благодарю Вас за уделенное нам время. Мы увидели, что вы профессиональный и стремящийся к развитию специалист, Вы оставили о себе приятное впечатление. К сожалению, наш выбор пал на другого кандидата. Ваше резюме остается в нашей базе на случай, если в компании в скором времени освободится подходящая вакансия. Мы будем рады пригласить Вас к сотрудничеству. Всего доброго! Менеджер по персоналу Елена Петрова.
• Евгений Иванович! Сообщаем Вам результаты конкурса на должность руководителя культурных проектов фонда «Эверест». Ваше резюме оказалось интересным для нас, но среди соискателей был специалист, который на сегодняшний день максимально соответствует критериям выбора кандидата. Желаем Вам найти должность, где Ваши профессиональные достижения и потенциал будут по достоинству оценены. Если Вы даете разрешение, Ваше резюме останется в нашей базе. Отдел по подбору кадров, фонд «Эверест».

Все зависит от того, каков был конкурс, а также какое количество соискателей приходится уведомить об отказе. Если их больше 7-10, работодателю не просто будет обзвонить всех. Но если эта работа лежит на представителях отдела кадров, секретаре, можно настоять на вежливом и красивом отказе именно по телефону.

Рекомендации по корректному и правильному отказу соискателю.

• Не выходите за рамки деловых качеств кандидата. Любые намеки на внешность, пол, возраст, расу будут считаться дискриминацией. А дискриминация может стать причиной обращения соискателя в суд.
• Не обещайте взять на работу в будущем, если это является простой попыткой смягчить отказ.
• Следите за орфографическими, грамматическими и пунктуационными ошибками, которые тоже составляют часть впечатления о вас.
• Не пишите очень длинных текстов. Содержательно и емко – вот как нужно писать отказ.
• Если у вас есть информация о месте, где соискатель мог бы претендовать на должность, сообщайте это в другом письме или звонке.
• Обязательно заканчивайте текст на доброжелательной ноте.