Матрица Эйзенхауэра – используем время правильно

В наш безумно быстро развивающийся век время, кажется, не просто идет, а летит со скоростью сверхзвукового самолета. В таком круговороте событий и дней, загруженных массой дел и планов, часто мы не можем реализовать и половины от намеченного. А хочется успеть все. Как использовать время правильно, используя матрицу Эйзенхауэра, рассмотрим более подробно.

Время – это все, что у нас есть. Плохо или хорошо мы проживаем свою жизнь напрямую зависит от того, как и на что мы тратим выделенное нам время. И те, кто мечтает успеть сделать многое на своем пути, как правило, учатся эффективно распоряжаться своим временем. Управление временем (тайм-менеджмент) – это не что иное, как планирование. Именно оно помогает перестать волноваться из-за горького чувства, что времени мало, что его катастрофически не хватает и из-за этого ничего не успеть.

Когда-то поиском решения задачи эффективного планирования серьезно занялся знаменитый американский военный и политический деятель Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, он же был и президентом США. И ему удалось найти решение этой задачи, он даже придумал свою систему управления временем.

Так уж повелось, что человеческий мозг легче и лучше воспринимает структурированную информацию, то есть приведенную в какую-то определенную систему, разбитую по полочкам. При этом неплохо было бы эти полочки визуализировать, сделать наглядными, например, с помощью каких-то схем или диаграмм. Именно такой принцип распределения дел и лежит в основе матрицы Эйзенхауэра, которая является одним из ведущих методов теории эффективного управления временем.

Визуализация плана дел и действий с помощью матрицы происходит очень просто. Начертите на бумаге квадрат, разделите его двумя перпендикулярными линиями на четыре равных поля. Должно получиться окошко с решеткой в виде креста. Эти поля разобьют ваши дела на 4 группы, каждая из которых будет зависеть от признаков важности/неважности и срочности/несрочности. Образовавшиеся от пересечения линий поля называются квадрантами (математическое понятие) и обозначаются следующим образом:

• квадрант А (важные и срочные задачи);
• квадрант В (важные, но не срочные задачи);
• квадрант С (не важные, но срочные задачи);
• квадрант D (неважные и несрочные задачи).

Матрица Эйзенхауэра имеет как достоинства, так и недостатки. Опишем и то и другое, а начнем с преимуществ.

• Несмотря на свое название «матрица», подразумевающее что-то сложное, система на самом деле очень легка для понимания и применяется без какого-либо труда.
• Дела, цели и задачи делятся всего на 4 категории, это помогает лучше в них ориентироваться.
• Распределение задач по критериям срочности и важности позволяет отодвинуть несрочные и неважные дела на задний план, тем самым давая выдвинуться на передний важным и срочным. Так происходят анализ и фильтрация дел. Те, на которые вообще не надо тратить время, отсеиваются.
• Главное преимущество – матрица позволяет сделать временные затраты максимально эффективными, что, в свою очередь, дает возможность выполнять все в заданные сроки.

Недостатки у этой системы тоже имеются.

• Матрица малоэффективна в долгосрочном планировании. Она подходит для выполнения текущих дел или рассчитанных на ближайшее время.
• Когда нет ежедневных целей, то в применении такой системы нет надобности.
• Чтобы эффективно пользоваться матрицей, надо оперативно и безошибочно распределять цели по группам. Для этого необходимо понимать, каким из них можно присвоить степень «важные», а какие цели не очень важны, какие надо выполнить срочно, а какие – необязательно. Для такой тренировки нужно время, то есть матрица начинает «работать» на вас не сразу, а это минус.
• И, как итог предыдущего пункта, могут быть ошибки с точностью присвоения делам определенного статуса.

Рассмотрим каждый квадрант матрицы более детально.

Если вы мастер в области планирования, то квадрант А будет пустовать. Если же в нем появились дела, это говорит о вашей плохой организованности. Вы допускаете образование в делах авралов и завалов. Причиной такой картины является, как правило, лень.

Либо вы можете неверно расставлять приоритеты. Конечно, иногда такие ситуации допустимы, но когда такое наблюдается систематически, то просто необходимо поработать над личной самодисциплиной. Во избежание «заселения» пунктиков в квадрант А надо своевременно справляться с задачами, внесенными в остальные поля.

Но небольшой список дел в квадрант А все же можно внести. Это могут быть:

• вопросы, касающиеся здоровья;
• дела, невыполнение которых способно спровоцировать появление проблем, ухудшить качество жизни, угрожать благополучию в семье и работе;
• дела, невыполнение которых значительно осложнит путь к достижению основных целей или приведет к их срыву;
• выход из различных экстренных и кризисных ситуаций.

Если все же в этом квадранте у вас оказалось много пунктов, то бросьте все силы на их ликвидацию. И не забывайте, что выполнение некоторых пунктов из списка важного и срочного вполне можно переадресовать, перепоручить кому-либо из доверенных лиц, необязательно взваливать целиком груз всех дел только на себя. Такой подход поможет быстрее справиться с наполненностью квадранта А.

Наблюдения показывают, что люди, отдающие предпочтение решению задач из квадранта В, становятся наиболее успешными, быстрее поднимаются по карьерной лестнице, наиболее благополучны финансово, не испытывают недостатка во времени и живут гармоничной, полноценной жизнью. Несрочные задачи относятся к категории самых перспективных и приоритетных, и если человек уделяет им свое основное внимание, то все у него складывается как надо.

Надо учитывать то, что отсутствие в группе В срочности порой приводит к затягиванию выполнения намеченных пунктов, и они перекочевывают в группу А, где уже потребуют быстрого реагирования. Если же решать важные, но не очень срочные задачи постепенно и регулярно, то процесс этот будет проходить спокойно и эффективно. К выполнению такого рода дел нужно подходить ответственно, а отсутствие срочности дает возможность полностью контролировать ход дела, доводить все детали до идеала, четко продумывать все шаги, тем самым получая в итоге продуктивный результат.

Матрица Эйзенхауэра в первую очередь учит правильно расставлять приоритеты. Это значит, что самым важным в планировании является умение отличать важные дела, ведущие вас к большим целям, от второстепенных. Задачи, которые надо вносить в группу С, не являются важными, по сути своей, это отвлекающие от основных целей дела, они не способствуют продвижению, а, напротив, лишь тормозят процесс развития. Часто они мешают сконцентрироваться на достижении важных целей и тем самым уменьшают эффективность прошедшего времени.

Нельзя путать срочные дела из поля С, которые являются неважными, со срочными делами из поля А, которые как раз крайне важны. Это, как правило, приводит к тому, что по-настоящему важное останется на заднем плане. Ярким примером такой ситуации могут послужить навязанные кем-то извне встречи, в которых для вас нет необходимости, или пустые долгие разговоры, походы на вечеринки и празднования, приглашения на которые поступают от людей, не представляющих для вас интереса, какие-то домашние заботы, поломка бытовой техники и тому подобное. Да, это надо делать срочно, но решение этих задач не является жизненной необходимостью, и их невыполнение не влечет за собой неприятностей.

Занятия из этой группы не дают ничего, напротив, могут навредить. Их нужно стараться откладывать на потом, а лучше и вовсе игнорировать. Но врага надо знать в лицо – стоит непременно составлять список подобных «вредителей» в поле D, потому что это и есть те самые занятия, которые «съедают» наше время. Именно эти дела являются столь заманчивыми и привлекательными для многих людей своей незамысловатостью и обещанием подарить расслабление и удовольствие, провести время в сладкой неге.

Такие характеристики данных «дел» создают огромный соблазн заняться ими в первую очередь, и пусть, как говорится, весь мир подождет. Из омута подобных псевдодел бывает крайне трудно выбраться, уж очень они затягивают человека. Но попытки истребить привычку ими заниматься оставлять нельзя.

К таким занятиям относятся:

• разговоры ни о чем, пустые, бессмысленные беседы (как по телефону, так и вживую);
• такая же, как и разговоры из предыдущего пункта, переписка в мессенджерах, социальных сетях, всевозможных чатах;
• просмотр фильмов, сериалов, телепрограмм, не несущих смысловой нагрузки, отвлекающих от серьезных проблем и дел, вызывающих разные негативные эмоции;
• компьютерные и другие (не развивающие) игры.

Отдых для тела и души, несомненно, нужен, но для его осуществления есть много других полезных способов:

• чтение качественной литературы;
• походы на выставки, в театры и музеи;
• развивающие интеллект игры;
• занятия в бассейне, спортивном зале, походы на катки, выезды за город на природу, путешествия и т.п.

Если не получается совсем искоренить из своей жизни вредоносные занятия из группы D, тогда надо постараться хотя бы оттянуть их, обращайте на них внимание только тогда, когда выполнены дела из групп А и В. Но количество уделяемого времени на «пустые» занятия старайтесь максимально уменьшить.

Существует большая вероятность отнести дело к несоответствующей ему группе. Это и является главной проблемой в построении иерархии наших приоритетов. Чтобы было легче с ней справиться, надо научиться отвечать на два вопроса с помощью двух слов – «да» или «нет». Например: «Поможет ли мне выполнение данного дела приблизиться к основной цели?» Ответ «да» означает важность дела, ответ «нет» – неважность.

«Если я не решу эту задачу сейчас, завтра она уже потеряет свою актуальность?» Ответ «да» означает срочность дела, ответ «нет» – не срочность. Определив таким способом категорию для каждого занятия, в первую очередь выполняйте дела из группы А, а после – из группы В.

Наилучшее время для составления матрицы – начало нового дня. Хорошо обдумайте, какие задачи стоят перед вами на ближайшее время и запишите их в виде обычного списка. Потом протестируйте каждую из них с помощью вышеуказанных вопросов и разместите по полям в соответствии с ответами. Не забывайте упоминать самые мелкие и незначительные дела, которые как раз отнимают наше время зря.

Общее количество задач определяете для себя вы сами. Распределив дела по соответствующим категориям, можете написать в блокноте или создать в органайзере телефона обычный удобный список по мере убывания срочности и важности, так, чтобы первыми в списке расположились дела из группы А, вторыми – из В, третьими – из С, а из D можно вовсе не записывать. Не забывайте, что задачи из групп А и С подлежат делегированию родным, друзьям, коллегам или подчиненным. А вот группа В – это те дела, которыми важно заняться самостоятельно.

Пользоваться матрицей Эйзенхауэра могут все, кому это необходимо. Она хороша тем, что в равной степени будет полезна всем, независимо от возраста и социального статуса: и руководителям организаций и предприятий, и простым рабочим и служащим, и домохозяйкам, и студентам, и детям, обучающимся в школах.

Рассмотрим на примере, как могут выглядеть ежедневные записи по системе Эйзенхауэра.

Группа срочных и важных дел:

• отогнать автомобиль на СТО для проведения ремонта, так как он нужен мне для работы;
• сдать квартальный отчет;
• разобраться с проблемой, возникшей с банковской картой.

Группа не срочных, но важных дел:

• разработать новую тему и наметить основные направления нового проекта;
• бросить курить;
• выучить английский;
• купить абонемент в спортзал.

Группа срочных, но не важных дел:

• сходить на юбилей Сан Саныча из юридического отдела;
• поздравить всех в соцсетях с первым днем весны.

Группа несрочных и неважных дел:

• навести порядок в шкафу;
• разобрать вещи на антресоли;
• досмотреть сериал;
• поиграть с попугаем.

Матрицу Эйзенхауэра можно сравнить с очистительной системой, фильтром, который позволяет избавиться от ненужных дел. Вначале вам может потребоваться составлять ее ежедневно, но с накоплением опыта вы станете чувствовать на уровне интуиции, какое дело к какой категории относится. И как только такая система управления временем будет освоена, и вы научитесь эффективно ее использовать, а также правильно распределять дела по квадрантам, то сразу ощутите прилив свободы. Вы начнете успевать все делать вовремя и при этом не спешить, ваша жизнь будет приведена в норму, цели, кажущиеся недосягаемыми, вдруг станут достигаться. А вам будет гарантировано наличие отличного состояния и приподнятого настроения, энергии и бодрости.

Дисциплина – вот основа успешности. Наверняка вы обращали внимание на таких людей, у которых отсутствуют подобные качества, они пребывают в нескончаемой круговерти бесконечных «дел», все время занимаются чем-то пустым, бессмысленным, но, по их утверждениям, невозможно важным. И вид этих людей постоянно уставший, измученный, потерянный, несчастный. Они всегда раздражены, суетливы и беспокойны.

Если вы не хотите быть такими и не желаете вызывать у людей только сочувствие и жалость, то надо действовать по принципу от противного. Если у них так все происходит, а вы хотите противоположных результатов, то и действовать надо противоположными способами. А именно: привести в порядок дисциплину, овладеть приемами самоорганизованности, придерживаться четких планов, графиков и режимов, ясно понимать, когда и чем надо заниматься, а главное, для чего все это, какова цель. А матрица Эйзенхауэра станет для вас в этих делах прекрасным помощником.

Ведь недаром ее основатель, чье имя она носит, смог построить такую головокружительную карьеру и стать одним из самых знаменитых и любимых американским народом президентов, а также очень успешным военным деятелем. И все это несмотря на то, что родился этот великий человек в бедной семье. С таких людей можно смело брать пример и пользоваться придуманными ими инструментами.