Резюме делопроизводителя: ключевые пункты и советы по составлению

Делопроизводитель – это человек, который ведет работу с документаций. Данный специалист играет важную роль на любом предприятии, так как от него зависит порядок в документах и картотеках. На сегодняшний день в связи с развитием информационных технологий делопроизводитель работает не только с бумажными, но и с электронными документами.

Отдел кадров любого предприятия с большой ответственностью подходит к подбору делопроизводителей. Для того чтобы получить эту должность, нужно правильно и грамотно составить свое резюме. Об особенностях этого процесса мы и поговорим в нашей сегодняшней статье.

В первую очередь важно разобраться с тем, чем занимается данный специалист на предприятии. Так, основная обязанность делопроизводителя (или секретаря) – это ведение документооборота организации, в которой он работает. Соответственно, специалист, занимающий данную должность, должен знать все правила и особенности делопроизводства – это требование является основным для каждого соискателя.

Сам процесс документооборота компании должен осуществляться на основании внутренних уставных документов и правил, а также с использованием общеобязательного законодательства Российской Федерации, в связи с этим секретарь должен быть очень грамотным и юридически подкованным человеком.

Некоторые работодатели требуют того, чтобы делопроизводитель обладал специализированным высшим образованием. В некоторых случаях может подойти специальное среднее образование или курсы. Так или иначе, но основные требования к секретарю обязательно будут прописаны в вакансии, поэтому перед подачей резюме ее важно внимательно прочитать.

Делопроизводитель – это офисный работник, поэтому он должен знать и соблюдать правила делового этикета и дресс-кода. Чаще всего график работы данного специалиста совпадает с традиционным рабочим днем в офисе (например, с 9 до 18 часов с часовым перерывом на обед).

В непосредственные обязанности специалиста входят:

• подготовка, оформление, обработка и хранение документов;
• работа с корреспонденцией (как входящей, так и исходящей);
• выполнение поручений начальника и т. д.

В связи с тем, что резюме является официальным документом, очень важно четко соблюсти его структуру. Документ должен включать несколько обязательных разделов. Рассмотрим основные из них.

Как было сказано выше, ключевыми должностными навыками делопроизводителя являются умение работать с документацией, знание внутренних уставных документов предприятия, а также навыки работы с офисной техникой. Эти умения являются основными, без них вас не примут на работу, поэтому в обязательном порядке их стоит прописывать в своем резюме.

Кроме того, важно, чтобы делопроизводитель был опытным пользователем компьютера и мог работать в офисных программах, ведь на сегодняшний день большое количество документов существуют только в электронном виде. К тому же довольно часто переписка ведется с использованием не обычной, а электронной почты.

Личные качества, которые вы прописываете в резюме, должны полностью соответствовать характеру работы, помогать вам делать ее профессионально. Так, для делопроизводителя полезными в работе индивидуальными характеристиками станут такие качества, как умение работать с большим объемом информации, исполнительность, внимательность, аккуратность, дисциплинированность, ориентированность на детали, стрессоустойчивость, хорошая память. Если вы обладаете этими качествами, то смело вписывайте их в резюме.

Как уже говорилось выше, образование для делопроизводителя не является самым важным аспектом. Многие работодатели требуют того, чтобы их секретарь окончил университет по соответствующей специальности, однако такое правило действует не в каждой организации. В некоторых случаях вас примут на работу при наличии диплома о высшем образовании по любой специальности, в других понадобится только диплом техникума или колледжа. В любом случае важно внимательно ознакомиться с требованиями работодателя и описанием вакансии.

В резюме стоит писать только правдивую информацию. Указывайте высшие и средние учебные заведения, которые вы оканчивали. Также можно рассказать о пройденных вами курсах, тренингах и мастер-классах. Подобный образовательный опыт удостоверит работодателя, что вы целеустремленный и мотивированный человек.

Многие работодатели требуют опыт работы от соискателей на должность делопроизводителя. Именно поэтому в своем резюме в хронологическом порядке вы должны расписать конкретные компании с указанием на должность и время вашей работы.

При возможности попросите своих бывших работодателей написать вам рекомендацию или отзыв. Эти документы вы сможете прикрепить к своему резюме. Они подтвердят ваш профессионализм.

Грамотное резюме – это ваша возможность для устройства на желаемую должность. Именно поэтому к написанию документа нужно подойти со всей ответственностью. После того как вы создали структуру и заполнили все графы, убедитесь в том, что документ соответствует всем правилам русского языка: нет опечаток, грамматических и пунктуационных ошибок. Наличие подобных недочетов значительно снизит ваши шансы на получение работы, ведь делопроизводитель – это специалист, в обязанности которого входит составление документов компании.

Соответственно, если вы неграмотно составите резюме, то у работодателя сложится впечатление, что таким же образом вы будете составлять все документы от имени компании. Поэтому важно не полениться и перечитать написанное резюме несколько раз.

Оптимальная длина резюме – 1 страница. Не стоит подробно расписывать свою биографию и личную жизнь. Краткий, лаконичный и понятный документ даст понять работодателю, что вы цените его время. Вся информация, которая написана в резюме, должна относиться к делу.

Убедитесь в том, что резюме легко читать. Создайте разделы и подразделы. При необходимости заголовки можно выделить жирным шрифтом. Используйте только один шрифт и однотипное форматирование. Придерживайтесь нейтральных цветов и не используйте яркие и бросающиеся в глаза оттенки.

Делопроизводитель и секретарь начальника – это человек, который работает не только с документами, но и с людьми. Поэтому зачастую работодатель просит к резюме прикреплять ваше фото. Если такое требование было указано в вакансии, то нужно правильно подобрать снимок либо сделать фотокарточку, которая будет соответствовать конкретному назначению. При этом не стоит выбирать слишком серьезную фотографию, например, ту, что вы использовали для паспорта.

Грамотно составленные резюме помогут вам написать собственный документ.