Резюме помощника руководителя: структура и рекомендации по составлению

Помощник руководителя – человек, который является правой рукой начальника, решает все организационные вопросы, владеет актуальной информацией и демонстрирует готовность к решению срочных дел. Такая должность для многих является желанной ступенькой в карьере. Занять ее поможет грамотно составленное резюме.

Резюме помощника руководителя – это документ, являющийся профессиональным портретом соискателя. Наниматель оценивает пока не вас самого, а текст, который должен наиболее выгодно вас представить. Для этого он должен быть структурирован.

Структура хорошего резюме.

• Личная информация. В самом начале делового рассказа о себе вы должны представиться. ФИО, год рождения, актуальные контактные данные. Последние должны быть вариативны: мобильный телефон, домашний, электронная почта. Обязательно прикрепите фото. Небольшое, качественное фото в правом углу рядом с пунктом «Личная информация» не является обязательным атрибутом резюме, но оно желательно. Особенно для соискателя вакансии ассистента генерального директора, личного секретаря.
• Образование. Если вы намерены включить в этот пункт длинный перечень с различными курсами и семинарами, это будет излишеством. Перечислите только основное: ВУЗ и, возможно, один из ключевых семинаров, после прохождения которого вы получили соответствующий сертификат.
• Опыт работы. Если вы поменяли много работ, указывать все не стоит – только ключевые или последние 2-3 места службы. Указываете название компании, годы работы, должность. Если нигде ранее вы не трудились, отметьте в этом пункте место, где вы проходили практику при учебе в ВУЗе.
• Профессиональные качества. Персональный секретарь – человек, который должен многое уметь и, что еще более важно, многому учиться. Какие бы вы профессиональные навыки ни перечислили, укажите тот факт, что готовы учиться и развиваться в рамках своей должности.
• Личные качества. Укажите здесь те присущие вам качества, которые могут помочь в профессиональном росте: например, настойчивость, ответственность, скрупулезность, эмоциональная устойчивость, любознательность.
• Достижения. Что вы можете занести себе в актив? Может быть, вы не имели опыта работы, зато в институте были старостой и успешно справлялись с этой ролью. Или, например, организовали знакомым свадьбу «под ключ», что уже говорит о хороших организаторских способностях.
• Мотивация. Не обязательный пункт, но он может стать главной частью резюме. Напишите буквально двумя предложениями, почему вы хотите стать помощницей или секретарем руководителя. Выглядеть это может так: «Я вижу собственный профессиональный рост на этой позиции, соотношу свои возможности и силы с запросом соискателя, могу записать себе в актив ответственность, целеустремленность, готовность к развитию».
• Дополнительные сведения. Замужем ли вы, знаете ли иностранный язык, имеете ли водительское удостоверение, чем увлекаетесь.

То, как визуально будет представлен документ, тоже немаловажно. Информация должна быть структурированной, читабельной, яркой, выразительной, и в то же время в ней не должно быть «перебора». Использование большого количества цветов – лишний инструмент для резюме. В то же время необязательно делать резюме черно-белым: выберите темно-синее оформление: названия пунктов выделяйте жирным темно-синим. Следите за тем, чтобы пункты были относительно соразмерны.

Постарайтесь сделать так, чтобы весь текст уместился на одну страницу. Не оставляйте боковых пустот: расположите пункты друг напротив друга. Используйте списки.

Грамотное заполнение разделов определяет вас как человека, умеющего четко выполнить задачу. Это первая проверка будущего помощника. Стройный, содержательный текст, выдержанный в одном стиле, информативный и удачно преподнесенный – это те свойства самопрезентации, которые необходимы помощнику руководителя.

Как уже отмечалось, для тех, кто любит учиться и запасаться «корочками», вовсе не обязательно отмечать их все. Если вы окончили колледж по специальности «Секретарь-референт», а потом ВУЗ по специальности, например «Психолог», обязательно укажите в данном пункте оба образования. Писать нужно название ВУЗа, факультет, специальность, годы обучения – желательно в таком порядке. Курсы, семинары, тренинги пишите лишь те, где вы получили свидетельство или сертификат. Указывайте образовательную организацию, которая выдала вам документ.

Помимо перечня организаций, где вы уже работали, имеет смысл указать должностные обязанности, которые вы там выполняли. Пример перечня должностных обязанностей:

• ведение входящей и исходящей документации;
• подготовка документов к подписанию;
• согласование рабочих графиков сотрудников;
• организация пресс-релизов, собраний, протокольных мероприятий;
• консультирование клиентов по телефону (первичная консультация);
• ведение социальных сетей как площадок рекламы услуг компании.

Пишите лишь то, чем на самом деле вам приходилось заниматься. Не преувеличивайте собственные возможности. Не стоит писать того функционала, которым вы занимались на добровольных началах, но которые напрямую не касались вашей должности. Например, вы хорошо владеете фоторедактором, графическим редактором, и регулярно разрабатывали визитки и буклеты для фирмы.

Здесь вы описываете профессиональные навыки, которыми уверенно владеете. Перечень может быть таким:

• уверенный пользователь ПК;
• владение оргтехникой (перечисление);
• опыт работы с данными конфиденциального характера;
• знание делового этикета, ведения бизнес-переписки;
• умение работать с большим объемом информации;
• умение работать в условиях многозадачности;
• грамотная речь (устная и письменная);
• знание документоведения;
• опыт сбора отчетной документации;
• навыки обработки корреспонденции;
• опыт организации деловых встреч, переговоров;
• навыки применения актуальных способов сбора информации и ее последующего анализа;
• знание основ психологии предпринимательской деятельности.

Необязательно писать именно такой объемный перечень. Укажите 5-6 ключевых навыков, владение которыми не будет преувеличением. Используйте «живые» фразы для описания собственных навыков: «умение делать…», «владею тем-то», «знание того-то».

Этот пункт работодатель читает особенно внимательно. К достижениям можно отнести удачные проекты, которые вы лично курировали и, конечно, повышения по службе, грамоты, благодарности. Возможно, какие-то инициативы, выдвинутые вами, закрепились на прежнем месте работы.

Даже если вам кажется, что к новому месту работы достижения из прошлого не относятся, они могут стать дополнительными маркерами вашего профессионального портрета. В особенности это касается организационных навыков, которые ценны для помощника руководителя.

Напишите буквально 3-4 предложения, которые придают вашему портрету яркости. Например, соискатель увлекается бегом, ежегодно участвует в марафонах. Это может говорить о вашей последовательности, волевых качествах, приверженности здоровому образу жизни. Здесь же вы можете указать свое семейное положение, наличие детей, водительских прав.

Это деловой документ, который должен удовлетворять требования бизнес-переписки.

Как выглядит структура документа.

• Приветствие. Безличный документ не вызывает принятия, персонифицированный на подсознательном уровне вызывает одобрение. Неформальных обращений нужно избегать. Пишите «Добрый день!», «Здравствуйте!», все прочие обращения не так удачны.
• Основная часть. Укажите, из какого источника вы узнали о вакансии. Упомяните должность, на которую вы предлагаете свою кандидатуру. Объясните, почему эта должность привлекательна для вас как для специалиста. В одном-двух предложениях опишите свой опыт, который важен для данной вакансии.
• Заключительная фраза. Поблагодарите читающего письмо за указанное вам внимание, отметьте готовность встретиться для организации собеседования.
• Прощание. Достаточно написать «С уважением, ФИО».
• Контактные данные. И хоть эта информация есть в тексте резюме, ее будет нелишне упомянуть здесь.

Каждый пункт начинается с нового абзаца и не может превышать 3 предложений. Сопроводительное письмо – это лаконичный, тезисный документ. Сильными его сторонами будут уникальность и актуальность.

Образец примерного резюме для вакансии помощника руководителя поможет вам в составлении собственного информационного документа.

Чернова Юлия Игоревна

Вакансия: помощник руководителя

Личные данные: место проживания -…, дата рождения, семейное положение. Здесь же можете указать контактные данные.

Образование: Дальневосточный педагогический университет. Факультет – Иностранные языки. Специальность «Преподаватель английского языка». 2008-2013 гг. Курсы: Высшая школа экономики и сервиса, Москва. Название курса «Секретарь – делопроизводитель», 2017 г.

Опыт работы: с 2017 по 2019 гг. работала секретарем компании «Умный дом», г. Москва. До этого с 2013 по 2017 г. работала секретарем учебной части Московского педагогического колледжа.

Обязанности:

• планирование и координация рабочего графика руководителя;
• организация встреч, собеседований, переговоров;
• контроль входящей и исходящей документации;
• осуществление технической помощи руководителю;
• своевременная передача документов руководителю;
• ведение деловой переписки;
• работа со вспомогательным персоналом;
• ведение электронных каталогов внутренней документации компании.

Ключевые навыки:

• высокий уровень грамотности (в том числе и компьютерной);
• знание английского языка в совершенстве, немецкий – выше среднего;
• знание делового этикета.

Достижения: не более 3 (грамоты, благодарности, присвоенные категории, курирование сложных проектов).

Личные качества: не более 5. Например: организованность, уверенность в себе, доброжелательность, находчивость.

Дополнительная информация: Водительский стаж (категория В) – 6 лет.