Сопроводительное письмо к резюме: что это такое и как составить?

На сегодняшний день устройство на работу представляет собой довольно длительный и трудоемкий процесс. Вам понадобится составить большое количество документов, пройти собеседование (а иногда и несколько), стажировку, обучение, выполнить тестовое задание и т.д. В связи с таким строгим отбором далеко не все кандидаты (это касается даже высококвалифицированных опытных специалистов) в итоге могут получить работу.

Одно из нововведений при трудоустройстве – сопроводительное письмо. Написание подобного документа вызывает большое количество вопросов и сомнений у соискателей (причем как у молодых специалистов, так и у работников со стажем). Что такое сопроводительное письмо и как его правильно составить? Какие разделы должны входить в структуру документа и каких ошибок следует избегать? Ответы на эти и некоторые другие вопросы вы найдете в нашем материале.

Довольно часто при устройстве на работу работодатель просит претендентов на должность предоставить не только свое резюме, но и сопроводительное письмо к нему. Такая просьба может вызвать недоумение как у новичков, так и у опытных специалистов, которые при устройстве в компанию никогда не сталкивались с подобными сопровождающими документами и не знают, как они выглядят. В нашей статье мы постараемся разъяснить все интересующие вас моменты.

Следует начать с вопроса о том, что такое сопроводительное письмо. По своей сути данный документ позволяет раскрыть себя как кандидатуру на должность более полно, отойти от строгой структуры резюме, рассказать нанимателю о том, почему ваша кандидатура является наиболее подходящей, рассказать о своих преимуществах по сравнению с другими соискателями, более подробно описать свое образование и опыт работы.

Несмотря на то что сопроводительное письмо имеет гибкую структуру, не стоит забывать о том, что оно является официальным документом, поэтому его нужно оформлять и составлять по всем правилам. Кроме того, следует учесть тот факт, что многие работодатели, пытаясь проверить внимательность соискателя, еще в объявлении указывают все требования, которые выдвигаются к письму (например, может быть указана конкретная структура или даже кодовое слово, которое обязательно нужно употребить).

Также важно то, что многие работодатели начинают ознакомление с кандидатурой соискателя не с изучения резюме, а с анализа сопроводительного письма. Именно поэтому ни в коем случае к составлению документа нельзя относиться пренебрежительно и считать, что грамотно составленного профессионального резюме будет достаточно – может сложиться такая ситуация, когда первое впечатление о вас как о будущем сотруднике фирмы работодатель будет складывать на основании именно сопроводительного письма.

Любое сопроводительное письмо, которое идет в комплекте с резюме, обязательно должно быть составлено по всем правилам и с учетом всех требований работодателя. Рассмотрим структуру данного документа и разберемся в том, что обычно нужно писать в каждом из разделов.

Начать свое сопроводительное письмо следует с приветствия. Несмотря на существование подобного правила, многие соискатели игнорируют его. В конечном итоге это может стать большим недостатком вашего сопроводительного письма по сравнению с документами, которые были поданы другими соискателями. Если вы не знаете имя и отчество человека, который будет читать ваше письмо, то можно написать нейтральное «здравствуйте», «приветствую» или «добрый день». Однако поступать таким образом желательно только в самых крайних случаях.

Лучше всего не полениться и провести изучение той компании, в которую вы хотите трудоустроиться, и точно разобраться в том, кто будет читать ваше письмо. Это может быть начальник и рядовой сотрудник отдела кадров, руководитель предприятия и т.д. При необходимости можно также позвонить в организацию и уточнить данный вопрос (однако это следует делать деликатно и с чувством такта).

После того как вы выяснили личные данные человека, который будет читать ваше сопроводительное письмо, свое приветственное слово можно формулировать более персонализировано. Например, вы можете написать «Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович».

Основная часть сопроводительного письма – это самый главный блок данного документа. С его помощью работодатель узнает интересующую его информацию о вас, а вы, в свою очередь, можете описать себя с самой лучшей стороны.

В деловом мире не существует строгой структуры построения данного блока. Однако, так или иначе, но в этой части вы должны ответить на несколько основных вопросов.

• Первое, что вам нужно отметить, это то, откуда вы узнали о конкретной вакансии. В этом отношении нужно быть предельно откровенным и честным. Например, вы можете написать о том, что информацию прочитали на городской доске объявлений или на сайте местного центра занятости. Не стесняйтесь говорить правду и тогда, если о вакансии рассказали вам друзья или родственники, которые уже работают на предприятии. Работодатель обязательно оценит подобную искренность. При этом не следует забывать о том, что сопроводительное письмо – это деловой документ, поэтому придерживайтесь соответствующего стиля его написания.
• Далее нужно написать, на какую должность вы претендуете. Важно правильно указать ее название (при этом ориентируйтесь на описание вакансии). Здесь же можно расписать, какие функции вы готовы и умеете выполнять в рамках своих должностных обязанностей.
• При написании сопроводительного письма ни в коем случае нельзя забывать о мотивировочной части. В ней вы должны написать о том, чем вас привлекла именно эта вакансия и именно эта компания. В этом отношении важно провести тщательную подготовительную работу – проанализировать информацию о компании (можно использовать официальный сайт фирмы, а также любые другие источники в интернете). Важно, чтобы вы знали о конкретной специализации предприятия, об истории его становления, о внутренней структуре и руководстве. Так, если вы являетесь врачом и хотите получить работу в престижной и современной клинике, то вы можете указать на то, что вас интересует исследовательская работа, которую проводит организация.
• В сопроводительном письме важно рассказать о том, почему именно ваша кандидатура как нельзя лучше подходит для этой должности. В этом отношении вы можете описать похожий опыт работы (например, вы уже работали врачом-терапевтом в течение 10 лет в другой клинике). Также важно указать те ценные профессиональные навыки и умения, которые помогут вам в работе (например, знание методики проведения лабораторных исследований или умение работать в сложных специализированных компьютерных программах). При этом по большей части следует делать акцент на те умения, которые помогут вам выделиться из общей массы соискателей.
• В конце блока можно привести дополнительную информацию (например, написать о том, почему вы решили стать доктором или рассказать о дополнительных курсах повышения квалификации, которые вы успели пройти). Также можно разъяснить спорные моменты вашего резюме. Например, рассказать о том, почему ушли с предыдущего места работы.

Заключительная часть вашего сопроводительного письма имеет довольно важное значение, ведь она может закрепить или полностью разрушить мнение работодателя о вас как о профессионале, которое сложилось у нанимателя после подробного изучения основной части вашего сопровождающего документа.

В заключительной части важно быть внимательным и вежливым, проявить свое уважение. Так, зачастую соискатели благодарят работодателя за уделенное внимание. Кроме того, хорошая идея завершения делового документа – это предложение личной встречи, которое побудит нанимателя пригласить вас на личное собеседование. Можно написать, что вы готовы ответить на возникшие вопросы при личной встрече. Таким образом вы дадите понять работодателю, что очень заинтересованы в получении должности.

Прощание, как и приветствие, строится по принципу персонализации. По возможности снова упомяните имя и отчество сотрудника, который прочитал письмо. Также можно пожелать хорошего дня.

Закончить свое сопроводительное письмо следует указанием своих контактных данных. При этом не следует опасаться того факта, что подобная информация уже присутствует в резюме. Во-первых, указание личной контактной информации в конце любого делового документа – это просто правило хорошего тона и делового этичного общения. Во-вторых, ваше сопроводительное письмо (при условии, что вы следовали всем нашим рекомендациям) с большой долей вероятности произведет хорошее впечатление на работодателя, возможно, он захочет с вами связаться немедленно либо же запишет ваш телефон в отдельный список, куда вошли все кандидаты, которые будут приглашены на дальнейшее интервью.

Таким образом, указание контактных данных (номер телефона, электронная почта, мессенджеры) значительно упростит работу сотрудников отдела кадров и сэкономит их время. Соответственно, вы еще раз докажете, что являетесь профессиональным и опытным работником, который станет ценным дополнением коллектива компании.

Помните, что в сопроводительном письме, в отличие от резюме, все блоки должны плавно перетекать друг в друга. Не стоит писать их заглавие и подходить исключительно формально к составлению документа.

Грамотно составить сопроводительное письмо, необходимое для отклика на вакансию, можно и без опыта написания подобных документов. При этом важно придерживаться некоторых стандартных правил, чтобы произвести хорошее впечатление на работодателя.

• Краткость. Сопроводительное письмо должно быть кратким и лаконичным: желательно, чтобы по своему объему оно не превышало 1 страницы. Все дело в том, что в процессе поиска подходящей кандидатуры на должность работодатель получает огромное количество документов от большого числа соискателей. Поэтому если составить простое, но интересное письмо, то вашу кандидатуру обязательно рассмотрят.
• Смысловое наполнение. Не стоит писать нестандартное или оригинальное сопроводительное письмо. Подобный документ должен выполнять одну конкретную цель – помогать работодателю оценить уровень вашего профессионализма и ваши компетенции.
• Стиль письма. Помните, что сопроводительное письмо – это официальный документ, поэтому наиболее удачный выбор стиля его написания – официально-деловой. Не нужно использовать художественные приемы русского языка (например, сравнения, метафоры, эпитеты и т. д.), также запрещено применение разговорных слов и фраз. При написании документа обращайтесь к читателю на «вы».
• Персонализация. Для того чтобы вас взяли на работу, вы должны отправить работодателю максимально персонализированное и индивидуализированное сопроводительное письмо. Помните, что для каждой компании придется писать отдельный документ, так как в основной части письма вы должны рассказать о том, чем именно вас привлекла конкретная должность и конкретная фирма, а для этого нужно проделать большую подготовительную работу.
• Уникальность. Не используйте шаблоны сопроводительных писем, которые можно найти в интернете. Вы можете ориентироваться на грамотно составленные и удачные примеры, однако ни в коем случае не копируйте их и не переписывайте полностью.
• Грамматическая корректность. При отправке письма перечитайте его несколько раз, попросите сделать это своих близких или друзей, воспользуйтесь специальными сервисами. Так или иначе, но вы должны быть абсолютно уверены в том, что в вашем письме полностью отсутствуют какие-либо опечатки, правильно поставлены все знаки препинания и грамотно написаны все слова. Досадные грамматические ошибки испортят впечатление о вас, даже если вы являетесь высококлассным специалистом и полностью соответствуете всем остальным требованиям.
• Оформление. Позаботьтесь о том, чтобы ваше письмо было красиво оформлено. Для этого используйте единый шрифт и выравнивание.
• Рекомендации. К своему сопроводительному письму можно приложить положительные рекомендации работодателей с предыдущих мест работы. Благодаря им новый руководитель сможет убедиться в том, что вы специалист, которому можно доверять.

При составлении сопроводительного письма важно избегать ряда распространенных ошибок.

• Отсутствие конкретики. Имеется в виду, что при составлении сопроводительного письма не стоит использовать такие общие фразы, как «я являюсь квалифицированным специалистом» или «имею большой опыт работы». Каждую фразу следует подтверждать конкретными данными.
• Пересказ резюме. Сопроводительное письмо – это отдельный документ, который дает вам возможность раскрыть себя полнее как профессионала и личность. При его написании не стоит просто копировать ту информацию, которую вы уже указали в резюме.
• Личная информация. В письме не стоит пересказывать подробности своей биографии. Важно указывать только ту информацию, которая имеет прямое отношение к делу.

Вне зависимости от конкретной специальности, при приеме на работу вас могут попросить предоставить сопроводительное письмо. Поэтому знание правил его написания пригодится всем: визажисту, делопроизводителю, бортпроводнику, сотруднику банка, ревизору, личному помощнику и т.д.

Рассмотрим несколько примеров составления сопроводительного письма. На них вы можете ориентироваться при составлении личного документа.