Советы по составлению резюме секретаря

Секретарь компании берет на себя задачи по организации деятельности трудового коллектива и, в частности, начальника фирмы. Это помощник руководителя компании, поэтому к кандидатам на данную вакансию предъявляются довольно строгие требования. Остановимся подробнее на вопросах составления успешного резюме для устройства на позицию секретаря.

Работа любого секретаря требует навыка оперативно переключаться с одного вида рабочей активности на другой. Этот человек выполняет самые различные задачи, но все они направлены на оказание помощи первому лицу компании в работе, а также экономию его рабочего и личного времени. Традиционно в должностные функции этого специалиста входят делопроизводство, работа с телефоном, мини-АТС и офисной техникой, перераспределение звонков, а также организация встреч, деловых поездок и некоторые иные работы.

• Секретарь на ресепшене отвечает за первичный прием клиентов и посетителей, общение по телефону, прием факсов, а также сервисное сопровождение переговоров руководителя.
• В должностные обязанности администратора входят организация максимально эффективного взаимодействия сотрудников предприятия, поддержание порядка в офисном помещении, обслуживание оргтехники, обеспечение офиса компании всеми необходимыми канцелярскими и хозяйственными товарами.
• Немного отличаются задачи личного помощника руководителя. Данный специалист всегда находится в курсе предстоящих мероприятий. Именно на его плечи ложатся составление графика рабочих встреч начальника, выполнение его личных поручений и многие другие задачи, которые обычно оговариваются в каждом конкретном случае индивидуально.
• Секретарь судебного заседания обычно прикрепляется к одному судье — этот сотрудник принимает участие в заседаниях суда и выполняет всю необходимую документальную работу. Судебный секретарь занимается архивацией документов, передачей материалов в канцелярию, ведением протокола судебного заседания, а также рассылкой повесток. Требования к данной должности весьма высокие: сотрудник должен иметь высшее юридическое образование и профессиональный стаж не меньше 2 лет.
• Пресс-секретарь курирует вопросы презентации бренда, взаимодействует со СМИ, составляет подборку актуальных новостей. Личный помощник принимает всю корреспонденцию, готовит все деловые бумаги для первого лица фирмы, собирает информацию, так или иначе связанную с принятием важных решений, а также выполняет разовые поручения начальника.

Любое резюме состоит из нескольких блоков. Ниже даны рекомендации о том, что указывать в каждом из них будущему секретарю.

В расширенном варианте список должностных задач любого секретаря выглядит следующим образом:

• прием входящих писем и заявлений, их перераспределение, передача ответственным лицам;
• прием документации на подпись начальнику;
• ответ на поступающие телефонные звонки и их переадресация;
• организация деловых переговоров начальника;
• составление обращений, писем и иных документов по требованию начальника;
• подготовка проведения совещаний и рабочих встреч, сбор нужных материалов, оповещение всех участников мероприятия о месте и времени их проведения, итоговое оформление протоколов встреч;
• оказание услуг по организации встречи гостей руководителя;
• контроль за исполнением сотрудниками компании распоряжений администрации;
• обеспечение администрации фирмы нужными для работы канцелярскими принадлежностями, оргтехникой и другими средствами, способствующими бесперебойной работе персонала;
• прием посетителей;
• ведение архива компании;
• организация командировок первого лица компании: приобретение билетов, а также бронирование номеров в гостинице;
• выполнение прочих поручений.

Успешный кандидат на позицию секретаря должен обязательно обладать следующими навыками, которые и можно указать в резюме:

• делопроизводство;
• ведение телефонных переговоров;
• встреча и первоначальное консультирование клиентов;
• поддержание жизнедеятельности офиса;
• обработка корреспонденции;
• организация мероприятий и деловых встреч;
• тайм-менеджмент руководителя;
• знание оргтехники и офисных программ ПК.

Какие именно навыки в приоритете — зависит от сферы деятельности фирмы. К примеру, если требуется секретарь в медицинский центр, то здесь вряд ли понадобятся глубокие знания делопроизводства и документооборота, вряд ли вам потребуется умение оформлять документы на получение визы. Эта позиция требует умения общаться с клиентами, знания основ медицинского дела, способности общаться по телефону в большом объеме.

Профессиональные достижения важны для любого работодателя, среди наиболее значимых обычно выделяют следующие моменты:

• оптимизация документооборота компании;
• создание оптимального трудового климата в офисе;
• организация системы взаимодействия подразделений;
• Travel-поддержка;
• координирование деятельности курьерской и клининговой служб.

Грамотный секретарь должен обладать такими важными качествами, как:

• открытость к общению;
• ответственность и ориентация на результат;
• активная жизненная позиция;
• умение выполнять обязанности в условиях многозадачности;
• способность оперативно переключаться с одной активности на другую;
• отсутствие каких-либо вредных привычек;
• стрессоустойчивость;
• аккуратность и скрупулезность;
• стремление доводить начатое до конца;
• порядочность;
• умение работать с личной информацией;
• грамотная устная и письменная речь;
• хорошее знание делового этикета;
• способность действовать в команде.

Если вы уже работали секретарем, то описать свой трудовой опыт вам не составит труда. Гораздо сложнее придется тем соискателям, которые ищут работу по данной специальности впервые. Тем не менее отсутствие опыта — не повод расстраиваться, вы всегда можете выдвинуть на первый план свои ключевые навыки, которыми обладаете.

Например, вы можете указать:

• свободное владение английским и испанским языками;
• владение всеми базовыми офисными программами;
• знание оргтехники;
• 10-пальцевый метод слепого печатания (300 знаков в минуту).

Для того чтобы претендовать на вакансию секретаря-референта в солидную компанию, нужно иметь высшее образование. Однако для эффективного выполнения обязанностей зачастую требуются дополнительные курсы и тренинги по делопроизводству, архивному делу, а также обучению работы с оргтехникой. В небольших конторах секретари зачастую дополнительно выполняют обязанности младшего юриста или ведут бухгалтерский учет. В этом случае, соответственно, понадобится юридическое или экономическое образование.

Чуть подробнее остановимся на том, чего не нужно указывать в резюме.

• Свои хобби и увлечения. Не стоит подробно расписывать, как вы любите выращивать цветы/вязать спицами/ вышивать в случае, если ваша будущая деятельность не имеет к этому отношения.
• Весь имеющийся опыт работы. Многие начинают трудовой путь с таких позиций, как продавец, дворник или уборщик. Если вы работаете более 10 лет, будет вполне достаточно остановиться на 2–3 местах по сходной специальности.
• Секретарь должен обладать приятной внешностью, поэтому к резюме желательно приложить фотографию. Однако здесь не допускается никакая сексуальная подоплека — ограничьтесь строгой фотографией «на документы». Изображения в купальнике или в ресторане могут быть истрактованы некорректно.

Сопроводительное письмо не является обязательным, но тем не менее производит благоприятное впечатление на потенциального работодателя. Не стоит в нем повторять все то, что написано в самом резюме. Здесь нужно обозначить свой интерес к вакансии и кратко подчеркнуть наличие основных навыков и компетенций, которые помогут вам в выполнении профессиональных обязанностей.

В конце письма поблагодарите за проявленный интерес и выразите искреннюю надежду на отклик.

В завершение приведем готовый шаблон резюме на должность секретаря.

Иванова Ольга Ивановна

д. р.: 10.01.1985

место жительства: Ростов

моб. телефон: +7 (***) **-**-***

e-mail: ***@***. **

цель: должность личного секретаря руководителя

Образование

Ростовский экономический институт

Социально-экономический факультет

БЦ «Профессиональное образование», семинар «Основы секретарского дела»

Опыт работы

01.2013 г. — настоящее время ОАО «Торговый дом»

должность: секретарь

обязанности:

• планирование рабочего графика директора;
• делопроизводство;
• поддержание бесперебойной жизнедеятельности офиса.

09.2008 — 12.2012 г. ОАО «Медцентр Плюс»

должность: администратор на ресепшене

обязанности:

• прием и перераспределение телефонных звонков;
• работа с корреспонденцией;
• встреча посетителей;
• первичное консультирование клиентов.

Навыки:

• опыт делопроизводства;
• знание офисных компьютерных программ;
• грамотная речь;
• знакомство с оргтехникой.