Как направить приглашение на собеседование?

Вакансия в любой фирме, компании не может оставаться открытой всегда: она – понятие временное. Её наличие прерывается либо нахождением нового сотрудника на место предыдущего, либо упразднением, реорганизацией должности, на которой она периодически появлялась и исчезала.

Открытая вакансия – постоянное напоминание о том, что фирме требуется сотрудник, исполнитель (подчинённый или нижестоящий руководитель подразделения, отдела). Приглашение кандидатов на собеседование – первый шаг к закрытию работодателем образовавшейся при уходе предыдущего сотрудника вакансии. К его отправке подходят тщательно – оно говорит новым будущим работникам о фирме иногда даже больше, чем фактические данные, имеющиеся о ней в свободном доступе.

Несмотря на то, что приглашение на собеседование имеет некие общие принципы и неписаные правила, в конечном счёте его нужно писать в произвольной форме. По нему у соискателя складывается первое реальное впечатление о компании, куда его зовут работать. В качестве действующего лица может выступать как специалист, менеджер по подбору персонала, так и один из руководителей. В редких случаях – даже генеральный директор, владелец, учредитель, – когда фирма невелика и располагает единственным офисом. Главное правило – доводить чётко до соискателей свои ожидания, не уклоняясь от соблюдения правил деловой переписки, установления важных для работы контактов.

Приглашение может быть оформлено как письменное или устное обращение к выбранному компанией соискателю. Они выбираются по результатам отбора из резюме многочисленных кандидатов, подавших заявки на конкретные вакансии.

Вызов соискателя по мобильному – наиболее популярный, «живой» способ установить с ним деловой контакт. При звонке человек, подбирающий персонал, должен:

• представиться – назвать имя и фамилию, компанию и должность;
• поинтересоваться, удобно ли тому разговаривать сейчас или лучше перезвонить;
• сообщить адрес офиса, куда приглашается данный кандидат;
• указать дату и время его ожидания и поинтересоваться, сможет ли тот прибыть на место собеседования к назначенному моменту.

Необходимо избегать заикания, слов-паразитов. Ещё лучше, когда представитель компании не картавит и не шепелявит. В ответственных компаниях таких людей стараются не допускать к работе по подбору персонала и общению с клиентами. Однако известны случаи, когда, к примеру, коллекторские бюро сплошь и рядом пренебрегали данным правилом, ставя «на телефон» человека с вышеуказанными проблемами речи. Это – антипример, абстрагируйтесь от такого.

Написать по e-mail приглашение на собеседование имеет смысл, когда соискатель указал свой электронный почтовый адрес. Письменное приглашение может быть продублировано либо на всякий случай, либо выслано, когда срок ожидания невелик, а соискатель пропустил звонок из ожидающей его компании.

В последнем случае e-mail используется, когда поиски сотрудника срочные, не терпящие отлагательств. Например, стало известно, что предыдущий коллега работодателя попал в аварию и погиб. А продолжать работу за него кто-то должен, так как эта должность – одна из ключевых, и простой в работе серьёзно повредит бизнесу фирмы.

Спешно и законно пройдя все формальные подтверждения, срочно объявив вакансию, работодатель в одночасье отыщет новых кандидатов. Но он применит сжатые сроки ожидания и быстро сработает в порядке приоритета, выстраиваемого в живой повседневной очереди. К тому же многие соискатели не часто пользуются электронной почтой.

При невозможности дозвониться до нужного кандидата (если тот пока один, других ещё нет) написать приглашение по e-mail может оказаться полезным шагом. Письмо с приглашением начинается с приветствия и/или обращения к соискателю по имени и отчеству. В письме излагаются сведения о компании, указываются дата, время и адрес встречи. Обращение к соискателю заканчивается пожеланием успехов в будущей работе. Даже когда эта работа будет продолжена не в данной фирме, а за её пределами. Представитель называет свои имя и фамилию, а также должность.

«Продвинутый» вариант – найти соискателя по мессенджеру (Skype, WhatsApp, Telegram, Viber) – и написать либо дозвониться ему, используя пакетную голосовую связь VoIP, даже когда мобильник абонента недоступен. Дело в том, что у соискателя мессенджеры могут работать на другом гаджете, где SIM-карты нет вообще либо она не имеет номера телефона. Тогда диалог состоится не в виде писем (сухо и сжато), а в виде более «живого» и непринуждённого делового разговора («вопрос – ответ»).

Как бы то ни было, соблюдайте деловой этикет: вы всего лишь будущие сотрудники. Если невозможно связаться через мессенджеры, работодатель отправит SMS-сообщение с обращением к соискателю, в котором кратко указываются компания и её отдел (подразделение, филиал), желание встретиться, адрес и место встречи, дата и время.

Раньше, до появления сотовых телефонов, сообщение «сбрасывалось» на пейджер. Если у соискателя не было домашнего телефона, по его адресу проживания от имени уполномоченного ответчика высылалось обычное письмо.

Специалист по подбору штата должен владеть навыками делового общения. Чтобы чётко договориться, избегайте слов-паразитов, заикания. Быстро и адекватно реагируйте на происходящее. Коммуникативные навыки приходят с практическим опытом.

Не следует сообщать о себе лишних сведений или компрометирующей информации. Но и обманывать друг друга, когда у того и другого возникли конкретные, по теме разговора, вопросы, не стоит. Скрытая правда, даже если она нелестная, всё равно вскроется либо на собеседовании, либо когда уже соискатель стал полноценным сотрудником компании. Эти сведения могут стать поводом для отказа от заключения договора о предстоящей работе или скоропостижного увольнения нового сотрудника с только что обретённого им места работы.

Разумнее пользоваться шаблоном, но не копировать его. Если заявки обрабатываются сайтом, в его основе лежит скрипт, ускоряющий обработку писем. Образец текста, даже когда он – эталон, лучше всё же немного переделать, «освежить». В качестве примера – письмо от компании «МТС» о найме нового продавца-консультанта в один из салонов.

«Уважаемый Иван Петрович!

Вами отправлено резюме на вакансию продавца-консультанта в магазин, расположенный по адресу: Ростовская область, г. Азов, ул. Московская, 23.

Спасибо, что Вы уделили нам несколько минут! По результатам отбора кандидатов мы выбрали Вас, так как Вы лучше остальных подошли нам. Ваши знания, опыт и навыки очень важны для нас. Мы заинтересованы в плодотворном и эффективном сотрудничестве с Вами.

Мы ищем сотрудника на освободившееся место. Предлагаем Вам встретиться с нами по указанному выше адресу. Ждём Вас в понедельник, 14.10.2019 г., в 11: 00. Если Вы намерены перенести встречу – сообщите нам одним из способов:

• по номеру: 8-918-123-45-67 (специалист подбора персонала «МТС» в Ростове-на-Дону);
• по горячей линии 8-800-333-08-90 (оператору call-центра «МТС» назовите ID заявки: 117-568-902);
• отправив нам ответное письмо по e-mail: work@mts. ru.

Надеемся, что мы оправдаем Ваши ожидания. Желаем Вам успехов!

С уважением, Роман Александрович Гревцев, специалист по подбору персонала,

Ростовский филиал компании «МТС».

Данный образец показывает: переведите внимание соискателя в первую очередь на то, что он хочет – а не на то, чего хотите вы и ваша компания. Он будет удивлён и польщён таким обращением.

Соискатель, не нашедший за это время другую работу, отвечает согласием на приглашение. Но когда работа уже найдена, он ставит работодателя в известность. Действуйте вежливо. Если вы не придёте из-за конкретной причины, постарайтесь не разорвать контакт насовсем. Впоследствии работодатель может позвать вас повторно, в случае если вы потеряете текущую работу.

Составление ответа на приглашение по SMS, e-mail или через мессенджеры опирается на те же каноны деловой переписки. Ответьте на приглашение как можно раньше. Идеально, когда настроены уведомления о приходящих письмах, а сами письма сортируются по папкам, что облегчает ваш ответ на запрос работодателя. В конце поблагодарите собеседника за оказанное вашей персоне внимание.