Суть метода «Альпы» и этапы его реализации

На работе накопилась куча отчетности, старший сын просит помочь с выбором подарка для любимой девушки, а младшая дочь не обойдется без вашего участия при подготовке к экзаменам. А еще нужно сделать уборку, перегладить постиранное в выходные белье и приготовить ужин, желательно на два дня вперед. Как все это сделать за сутки? Составить расписание правильно поможет метод «Альпы». Его разработал немец Лотар Зайверт, ставший известным далеко за пределами Германии после выхода его книги «Ваше время – в Ваших руках».

При создании собственного метода планирования времени немец, похоже, внимательно проштудировал все известные и не очень популярные методики тайм-менеджмента. Что и неудивительно, ведь он специалист в этой области. Зайверт не только объединил лучшее из созданных ранее программ для расчета времени, но и добавил собственные наработки.

В результате он выработал некий алгоритм действий, придерживаясь которого даже самый занятой человек найдет в своем расписании время на чашечку кофе и не только. Тут важно изначально отделить «зерна от плевел», то есть расставить поставленные на день задачи по приоритетам. Для этого необходимо определить срочность их выполнения, степень важности, трудоемкость того или иного процесса. Итак, обо всем по порядку.

Как уже было сказано выше, метод «Альпы» поможет вам продуктивно распределить свое время: как рабочее, так и личное. Но прежде чем это произойдет, нужно хорошенько изучить предложенную немцем формулу. Процесс этот, как признается и сам автор, не самый легкий в изучении. Однако потраченное на его освоение время с лихвой окупится. Потратив не больше 15 минут с утра, вы сможете распределить остальные секунды, часы и минуты с наибольшей для себя выгодой.

К недостаткам с большой натяжкой можно отнести определенную трудоемкость — трудиться все-таки придется.

О необходимости тайм-менеджмента или управления временем (а метод «Альпы» является одним из его инструментов) впервые заговорили еще в конце позапрошлого столетия. Известный отечественный физиолог Николай Введенский заявил, что «мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, неорганизованно работаем, бестолково работаем». Затем над этой темой работали многие светлые умы не только в России, но и за рубежом. А в 2007 году в нашей стране была открыта первая кафедра тайм-менеджмента при Московском финансово-промышленном университете «Синергия».

Лотар Зайверт разделил свой метод на пять этапов. Переходя от одного к другому, вы легко сможете проанализировать степень важности поставленных на день задач и произвести расчет своего времени.

Этап первый. Возьмите листок бумаги и выпишите на него все дела, которые вы наметили на этот день. Выделите из них наиболее важные задачи. А более мелкие обязанности, например, вынос мусора или проверка почтового ящика, выпишите в отдельный список.

Этап второй. Хорошенько изучите список своих дел и определите, какие из них являются одновременно срочными и важными. Составьте из них одну колонку. Помните, выкинуть мусор – не в счет. Затем «выудите» из своего плана на день дела важные, но не особо срочные – это следующая колонка.

В третьей колонке должны оказаться дела, которые требуют срочности, но при этом не имеют особой важности. Наконец, в четвертой останутся те, что не имеют ни срочности, ни важности.

Этап третий. Начнем, разумеется, с первых двух колонок. Первоначально нужно определить, сколько минут или часов потребуется для решения той или иной задачи. Впишите это плановое, расчетное время напротив каждого дела. Суммируйте полученные данные. Затем определите количество часов, которое вы хотите потратить сегодня на выполнение всех нужных и не очень дел.

Время, которое вы в результате получили на реализацию планов из первых двух колонок, должно занимать 60% от общего времени. Еще 40% нужно ставить на выполнение незапланированных дел, то есть внезапно появившихся задач.

Этап четвертый. Вероятнее всего, что все планируемое не уложится в вышеприведенную формулу. В связи с этим нужно еще раз проанализировать список. Возможно, что-то из того, что вы хотели сделать сами, можно перепоручить кому-то из коллег или домочадцев. Если нет, то придется оставить что-то менее срочное на другой день.

Этап пятый. В полученный список нужно внести последние коррективы. В первую очередь, важно выделить дела, которые привязаны к конкретному часу: например, отвести ребенка в школу, забрать заказ из типографии и так далее. Остальные дела распределите по оставшемуся времени. Там же могут оказаться и те, что при первоначальном составлении списка были в двух последних колонках. К примеру, это задачи следующего плана: приобрести подарки к Новому году, узнать, сколько стоит праздничный ужин в ресторане, посмотреть, во сколько обойдется торжественный наряд в интернет-магазине.

С целью экономии времени при составлении списка рекомендуется использовать сокращения:

• «В» – важное;
• «С» – срочное;
• «Д» – дом;
• «Р» – работа;
• «Ш» – школа;
• «М» – магазин и так далее.

В результате выполнения всех требований метода «Альпы» вы непременно сможете сэкономить до 20% своего времени. А их всегда можно потратить на себя любимого или просто на лень, что иногда тоже полезно. Более того, у вас будет более четкий план действий не только на текущий, но и на следующий день.