Тайм-менеджмент: определение, техники и обучение

Чтобы грамотно управлять своим временем, вовсе необязательно владеть машиной времени, а вот познакомиться с правилами распределения сил по секундам стоит. Особенно тем, для кого слова «время-деньги» – не пустой звук, а жизненный девиз. Если вы из их числа, то вам жизненно необходимо овладеть хотя бы элементарными навыками тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент в дословном переводе с английского – «управление временем». Это не значит, что, овладев таким искусством, вы сможете перебираться в прошлое или будущее. Главная функция тайм-менеджмента состоит в том, чтобы сделать каждую минуту в жизни эффективной. И речь идет не только о работе, это целая система, которая складывает многочисленные элементы нашей жизни. Говоря простыми словами, тайм-менеджмент определяет наше расписание на день, неделю, месяц или даже год.

Не думайте, что это определение и понятие используется только в бизнесе. Домохозяйкам тоже часто не хватает времени на то, чтобы успеть выполнить все дела по хозяйству. И зачастую это происходит вовсе не потому, что у них не хватает сил, они просто неправильно распределяют время и усилия.

В первую очередь тайм-менеджмент используется для повышения личной эффективности каждого конкретного сотрудника на своем рабочем месте и, как следствие, для увеличения производительности всей организации, будь то завод по производству высокотехнологичных станков или салон красоты. Чтобы правильно выбрать тип тайм-менеджмента, который будет использоваться тем или иным индивидом, необходимо сначала изучить не только его персональные цели и задачи, но и личные качества, квадрат целей и даже биоритмы.

Если правильно рассчитать все человеческие ресурсы, то любому, даже самому занятому и востребованному специалисту будет всегда хватать времени как на работу, так и на отдых.

Основные принципы работы тайм-менеджмента заключаются в том, чтобы правильно распределить нагрузку на себя и время. Нужно выделить основные задачи и избавиться от «пожирателей времени». Среди его поглотителей числятся ничего не значащее для вас общение в интернете или в офисе, просмотр ненужных новостей или рекламных рассылок, которые приходят вам на почту или в виде СМС, многочисленные перекуры или перерывы «на чай» и так далее.

Прежде чем правильно составить свое расписание, необходимо расставить приоритеты. Автором одного из самых известных и результативных методов для этого является 34-й президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Эйзенхауэр. Суть в следующем. Разделите все запланированные дела на 4 части:

• срочные и важные;
• срочные, но не важные;
• важные, но не срочные;
• несрочные и неважные.

Для начала давайте отделим зерна от плевел и выделим то, что нам действительно необходимо. Вам, правда, нужно завтра идти в магазин с подружкой, чтобы помочь ей выбрать подарок на день рождения для ее мамы? Может быть, она спокойно справится с этой миссией сама? Вы же потратите это время на то, что действительно стоит ваших усилий. А вспомните, сколько часов вы потратили на бессмысленные разговоры все с той же подругой по телефону, а теперь представьте, сколько могли бы успеть сделать за это время.

А сколько часов в день у вас уходит на просмотр фотографий знакомых людей в социальных сетях? А ведь это не только ваше драгоценное время, но и эмоции, которым можно найти куда более эффективное применение. То же самое касается «просиживания» за раскладкой пасьянсов и прочих «увлекательных» развлечений.

Невозможно объять необъятное и чтобы не впасть в депрессию по поводу того, что вы вечно ничего не успеваете, не завышайте планку изначально. Включайте в план ровно столько, сколько реально реализовать и всегда оставляйте немного времени про запас, чтобы столкнувшись с неожиданными преградами или срочно возникшими проблемами, успеть справиться и с тем, и с другим.

Прежде чем приступать к выполнению той или иной задачи, определитесь с целью, которую вы преследуете. Зачем вам нужно в пятый раз за неделю протирать рабочий стол? Вы сторонник идеальной чистоты? А это правда или вам просто хочется отвлечься от дел с помощью влажной тряпки? Зачем вы в десятый раз за день ходили наливать чай, вы действительно хотели его выпить или таким образом отвлекались от основных задач?

Еще один нюанс, который нужно учитывать для достижения цели в срок, – не завышать ее. Поймите, зачем вы взваливаете на себя выполнение масштабного проекта. Чего вы хотите достичь – денег, славы, почета среди коллег или повышения по службе. Только поняв, что является истинной целью, вы сможете стопроцентно себя замотивировать и заняться работой, не отвлекаясь на посторонние вещи.

Используйте каждую победу как подпитку для дальнейшего пути. Ставьте себе «оценки» или вешайте «медали». Закрыли вовремя проект или сделали это раньше срока – не беритесь тут же за следующий, насладитесь «финишным» моментом, запомните эти ощущения и только потом двигайтесь дальше. Не забывайте поощрять себя за хорошо проделанную работу.

Не хватайтесь за все подряд. У вас не десять рук, да и голова всего одна. Занявшись несколькими делами одновременно, вы рискуете не выполнить ни одного из них, по крайней мере, сделать это качественно точно не получится. Это все равно что одновременно учить наизусть стихотворение и решать задачу по физике. Что, согласитесь, нереально. То же самое и на работе.

А вот в домашнем хозяйстве для экономии сил и времени некоторые вещи можно совмещать. Ведь пока варится картошка или остужаются яйца для салата, вполне можно протереть пыль с подоконника или пропылесосить пол на кухне, например.

Не пускайте свои дела на самотек. Ежедневно составляйте план работы. В идеале делать это стоит накануне вечером. Составляя расписание следующего дня, не забудьте о том, что в любой момент может возникнуть форс-мажорная ситуация. Нужно будет отвезти маму в больницу или забрать ребенка из школы пораньше. Всегда оставляйте себе время на такие «непредвиденные расходы». Если оно не потребуется для этих нужд, потратите его на дополнительные занятия.

Еще один важный момент. Обязательно выделяйте время на отдых. Передышки просто необходимы. Паузы на легкую зарядку, обеденный перерыв и даже звонок ребенку тоже нужно заносить в свое расписание.

Кроме того, составлять его нужно, учитывая собственные биоритмы. Если вы «жаворонок», то ставьте самые сложные задачи на начало дня, а вторую его половину оставляйте для дел, требующих наименьших физических, умственных и моральных усилий. Если же вы «сова», и ваша голова начинает работать только ближе к обеду, то утром выполняйте простейшие задания, за важные решения принимайтесь, когда ваш организм наполнится жизненной энергией.

Под словом «инвестиции» чаще всего подразумеваются финансовые вложения. Вы будете вкладывать деньги в то, что никогда не принесет вам доход? Никто не даст ни рубля на завод, который вчера был разрушен, потому что это мертвые инвестиции. То же самое и со временем. Перестаньте вкладывать его туда, куда оно вылетает, как в трубу. Началось по телевизору очередное ток-шоу с интригующей темой, срочно гасите экран. Задайте себе вопрос, зачем вам нужна эта информация? Просто так? Так зачем тратить на это свое драгоценное время?

Позвонила подружка и в очередной раз начала рассказывать про своего мужа-недотепу? Быстро заканчивайте разговор, а приятельнице посоветуйте обратиться к психологу или зарегистрироваться на сайте знакомств.

Если вы следуете всем вышеизложенным правилам, а времени все равно не хватает, попробуйте воспользоваться одним из приемов, которые были разработаны в различные времена как специалистами в области тайм-менеджмента, так и «случайными» людьми. Одной из самых распространенных во всем мире методик является техника «Помидор». Ее придумал обычный итальянский студент, который вечно не успевал подготовиться к экзаменам.

Как-то раз он решил взять себя и свое время под контроль. Для этого воспользовался самым обычным кухонным инструментом – таймером в виде томата (отсюда и название нехитрой технологии). Он заводил таймер на 25 минут и в течение этого времени занимался только учебой. Каково же было его удивление, ведь буквально сразу же у него стало хватать времени на подготовку. Попробуйте сделать то же самое.

Заведите таймер (будильник) на определенное время, в течение которого выполняйте только одну конкретную задачу. Ни телефонный звонок, ни извещение о новом письме на электронной почте, ни что-либо другое не должно вас отвлекать от данного задания. Уже совсем скоро вы почувствуете, что продвигаетесь к цели куда быстрее, чем раньше.

Почувствуйте себя сыроваром, используя другой популярный в тайм-менеджменте метод под названием «Швейцарский сыр». Его используют в том случае, если никак не могут приступить к реализации крупного проекта. В таком случае предлагается представить этот самый проект в виде квадратного куска сыра и начать готовить из него швейцарский со множеством крупных дырочек. Каждая дырочка – определенная задача, которую необходимо выполнить, чтобы получить конечный результат.

Не знаете, с какого конца начать – лезьте в первую попавшуюся «дырку» наугад. Сделайте минимальное усилие и далее все пойдет как по маслу. Единственное условие – не бросайте начатое. Пусть сделанное будет казаться совсем маленькой частью задуманного, но приступайте к любому этапу, только точно определив, что справитесь с этим «за один присест». В противном случае вместо множества дырочек в своем сыре вы получите одну большую дыру, похожую на пропасть, куда будут проваливаться и время, и силы.

Строго следуйте правилу дедлайна. Термин пришел к нам из Америки. В дословном переводе означает он «мертвую линию». Считается, что изначально так называли черту в тюрьме, пересекшего которую заключенного сразу убивали. В местах не столь отдаленных такие методы давно не используют, а вот в бизнес-среде он получил весьма широкое распространение. В современном мире дедлайн – это черта во временном пространстве, которую никак нельзя пересекать.

Особенно популярна такая технология среди тех, кто работает на «удаленке». Их некому «подогнать», поэтому нужно ставить рамки самим себе. Также ее часто применяют для людей творческих профессий – журналистов или создателей рекламы. Однако у дедлайна есть и промежуточный этап – редлайн (переводится как «красная линия»). Это срок, когда нужно сдать черновую работу – оставшееся время нужно на исправление ошибок, доработки, внесение поправок, которые может сделать заказчик.

Порой мы никак не можем приступить к выполнению поставленной задачи только потому, что она кажется нам неподъемной, как слон. Чтобы облегчить себе работу, разделите большой объем на маленькие кусочки. Начните с малого.

Например, вам необходимо сделать генеральную уборку загородного дома или его ремонт. И то и другое звучит угрожающе. А если разбить процесс на небольшие этапы? Составьте таблицу, где вверху будет ремонт (генеральная уборка), а далее подпункты: окна, двери, полы, мебель и так далее. Согласитесь, так работа уже не кажется слишком сложной. Поэтому не делайте из мухи слона.

Божественный метод «Кайрос». Древние греки считали Кайроса богом счастливого мгновения. Специалисты в области тайм-менеджмента решили, что и современному человеку с ним по пути. Суть метода сводится к тому, чтобы не тратить отдельное время на то, что можно объединить с другими делами. К примеру, вам нужно купить подарок маме на 8 Марта. Решите, где вы хотите это сделать и посмотрите, нет ли в ближайшее время у вас других дел в этом районе города.

Возможно, вам удастся объединить сразу 3 или 4 цели в одном месте (зайти в банк, чтобы пополнить счет, купить книжную новинку и так далее). То же самое касается деловых встреч. Прежде чем отправляться на переговоры, сформулируйте все вопросы и предложения, которые у вас накопились к собеседнику. Вполне возможно, что для их решения достаточно телефонного звонка или встречи в обеденный перерыв. И не забудьте посмотреть, нет ли у вас других дел там, куда вы отправляетесь.

Вы можете попробовать использовать все советы, которые мы дали в этой статье, но для начала следует выполнить простейшие упражнения. Например, возьмите за правило не переставлять будильник ни разу после того как он прозвенел. За 5 или даже 10 минут вы не доспите, а вот опоздать на работу вполне можете, после чего нехватку времени вы будете испытывать в течение всего дня, и все успеть у вас вряд ли получится.

По большому счету никаких особых секретов в том, как экономить время, нет. Вот лишь еще несколько рекомендаций.

• Используйте навыки своих коллег или домочадцев. Делитесь с ними своей работой — делегируйте полномочия. Младший научный сотрудник наверняка с удовольствием поможет вам, а муж (сын, дочь) вполне справятся с элементарными бытовыми делами, такими как вынести мусор или купить хлеба.
• Если вы решили сделать тайм-менеджмент стилем жизни, то лучше пройти обучение на специальном семинаре или пригласить специалиста в этой сфере в компанию, чтобы он оптимизировал рабочий процесс.

В качестве бонуса за прочтение этой статьи вот вам еще один лайфхак. Хотя бы раз в месяц, а лучше еженедельно устраивайте себе «чистый день», который вы должны провести без телефона, общения по электронной почте или в мессенджерах. Это трудовой подвиг с небольшими перерывами на передышку, во время которого вам предстоит «подчистить» все дела, если вдруг на что-то у вас не хватило времени в течение недели (месяца).