Управление временем: как все успевать делать?

Многие люди все время жалуются на нехватку времени. Хочется успеть выполнить множество задач, но ничего не получается. От этого нарастает нервное напряжение, портятся отношения с близкими. Если ничего не предпринимать, время будет уходить, как песок. А дальше можно потерять все самое дорогое: работу, друзей, семью. Чтобы этого не случилось, нужно научиться распределять свой потенциал в плане выполнения различных дел правильным образом.

Планирование времени – процесс очень специфический. Он заключается в контроле над временем, которое было потрачено индивидом на какую-либо деятельность. При этом сознательно включают в этот процесс эффективность. А значит, здесь используются такие методы, как постановка цели, мониторинг затрат и определение приоритетов. Управление временем – это искусство, которое необходимо для продвижения любого дела.

К данному фактору можно отнести такое понятие, как дефицит рабочего времени. Он возникает, когда неграмотно организуется деятельный процесс. Это влияет на качество и эффективность труда.

Проблемы со временем на работе возникают, если в сущности не решаются некоторые важные задачи.

• Когда человек не знает четкого распорядка своего предстоящего рабочего дня.
• Когда несвоевременно выполняется намеченная работа, а в результате идет накладка деятельных моментов друг на друга. При этом человек вынужден выполнять должностные обязанности дома. А это значит, что смещается время, которое было выделено на обеспечение бытовых нужд (стирка, уборка).
• Происходит это в результате рассредоточения сил. Тогда определенные моменты остаются без должного внимания.
• Неважные дела отвлекают от основной работы.
• Человек постоянно спешит, поэтому очень устает.
• Если сотрудник не соответствует занимаемой должности, то у него также возникают проблемы со временем.
• Когда мотивация к полноценному труду отсутствует.
• Индивид не может совместить свои потребности с возможностями.

Любому человеку ясно, что управлять временем нельзя, но его можно использовать эффективно.

А еще этот термин подразумевает собой учет, распределение и быстрое примерное проектирование всех временных ресурсов.

Когда живешь по принципу «успевай больше, а работай меньше», то жизнь становится насыщенной. Способность управлять временем можно развить.

Когда человек стремится охватить все и сразу, при этом не утруждает себя планированием и не берет под контроль ситуацию, возникают проблемы со временем. Тогда ему кажется, что драгоценные часы уходят и тратятся впустую.

Поэтому необходимо принципиально подходить к процессу распределения сил и ресурсов, способствующих выполнению различных дел. Если все правильно распределить, то можно все успеть.

Безусловно, это важный момент. Начинать его необходимо с создания подходящей для этого обстановки. Если говорить о месте работы, то здесь следует прежде всего окружить себя приятными вещами и убрать с глаз все лишнее. Это касается как материальных, так и нематериальных моментов.

Над столом можно установить специальную доску на магнитах. Каждый день вы должны будете составлять план выполнения различных мероприятий, в котором все будет рассчитано по минутам.

И запомните, что данные мероприятия – это долгосрочное планирование. К нему необходимо привыкнуть. Сосредоточьтесь на работе, и она вам станет не в тягость.

То же самое можно сказать и об обязанностях по дому, которые вам предстоит выполнять каждый день. В этом случае стоит также составить определенный план. Поэтому создайте его и разместите при помощи магнита на холодильнике.

Например, вы вечером после работы задумали постирать грязные вещи. Современные люди используют специальные машины. Поэтому вам не нужно тратить время на саму стирку. В этом вопросе главное – не забыть выполнить задуманное, а именно: загрузить белье и включить устройство. А дальше оно само выполнит всю работу. А пока белье будет стираться в машинке, можно пришить оторвавшуюся пуговицу или почистить картошку.

Нужно планировать даже то, что вы будете есть на ужин. Блюда, которые очень долго готовить, лучше перенести на выходной день. В будние дни подойдут более простые рецепты.

Чтобы выполнить данное условие, необходимо определиться с ключевыми направлениями деятельности. Например, попробуйте выбрать самые насущные задачи и включить их в первостепенный список.

Например, в только что наступившем месяце вы хотите перевыполнить план и улучшить показатели. Если вы менеджер по продажам, значит, вам необходимо создать цель, а именно: обзвонить с различными предложениями не только уже создавшуюся базу клиентов, но и привлечь к данному процессу еще большее количество лиц, заинтересованных в вашей деятельности.

Для этого вам необходимо обозначить примерную цифру доходности, которая, безусловно, повысится в результате проводимых мероприятий. Это будут ваша цель и одновременно ожидаемый результат.

Такие же примерно мероприятия можно провести, если вы хотите успеть выполнить в наступающем месяце определенные задачи, которые позволят облагородить ваш быт и реализовать цели личного характера, например, провести ремонт в квартире во время отпуска. Зачастую бывает так, что люди запланировали одно, а получилось совсем другое.

Первый пункт – это денежные затраты. Определитесь с ними. Затем распишите в подробностях все мероприятия, что предстоит выполнить, и визуализируйте результат. Для этого можно повесить на холодильник чертеж, на котором будут обозначены все выполненные работы.

Например, в первый день отпуска вы закажете все необходимые материалы, которые будут использоваться для отделки. Если для этого понадобится выделить больше времени, то выделите его.

Еще один день потребуется для того, чтобы получить заказ из строительного магазина. Все необходимые компоненты нужно проверить и определиться с их временным месторасположением. Этот вопрос также тщательно продумайте и определитесь с результатом проделанной работы.Следом распланируйте все свои действия по порядку. Например, после полной готовности к ремонту в плане завезенных материалов распишите каждый день в плане выполнения самих работ по дому.

Вдруг что-то пойдет не так, и одна из манипуляций займет времени немного больше, чем было задумано ранее. Например, вы почувствуете себя плохо, и вам потребуется на восстановление сил несколько дней.

Данное мероприятие необходимо выполнять самым тщательным образом. Лучше всего это сделать на листе бумаги и разместить на самом видном месте.

И помните, что данные правила должны касаться как служебных обязанностей, так и обязанностей по дому. Тем, кто немного рассеян, нужно все действия расписывать по минутам. Чтобы вы не забывали о том, что ограничены во времени, ставьте «напоминалки» на телефон или будильник. Как только задание будет выполнено, вычеркните его из списка.

Этот важный момент необходимо выполнять с особой тщательностью, иначе вы затратите максимум энергии, устанете, потратите время, а цель так и не будет достигнута.

Уже после обеда вы почувствуете удовлетворение от работы. Данный фактор снимет стресс и настроит на позитив.

На работе этот вариант просто необходим. Кроме общего плана действий, составляйте еще один – дополнительный. В план-целеполагание вносите те пункты, которые вам необходимо выполнить «здесь и сейчас». А дальше пусть все дела по важности идут по убывающей.

Допустим, вы уже начали заниматься планированием, значит, уже в курсе, сколько времени уходит на ту или иную работу. Поэтому можете без труда определиться со временем, которое необходимо выделить на какое-либо конкретное мероприятие.

Безусловно, если вы будете работать на пределе возможностей, то вы не получите того результата, что ожидали от мероприятия под названием «планирование времени». Все это произойдет по банальной причине. Просто ваш мозг – это так называемый компьютер. Если его функции будут непомерными, он просто даст сбой, а вы получите вместо эффективного труда стрессовую ситуацию.

Любой, даже очень занятой человек, должен выделять на свои личные нужды время.

Благодаря этому действию вы отдохнете и приведете в порядок внешность.

Их большое количество, но самыми популярными считаются матрица Эйзенхауэра и так называемый ежедневник Стивена Кови. Рассмотрим их по порядку.

Первая – это матрица Эйзенхауэра, позволяющая использовать способы самоорганизации. Разработчик матрицы всегда был сильно занят, поэтому придумал матрицу, помогающую использовать время по максимуму. Данное изобретение выглядит, как 4 квадрата с основанием в виде двух осей. В каждый из них записываются мероприятия, которые предстоит выполнить. Так вырисовывается схема, на которой видно, какими делами необходимо заняться сначала, а какими – потом.

В отдел «А» всегда вписываются срочные дела, которые нужно выполнить в течение дня. Помните, что этот отдел должен быть почти всегда незаполненным. Если он будет заполняться часто, то это будет свидетельствовать о том, что вы неорганизованный человек.

Отдел «В» состоит из не очень срочных, но очень важных дел. Дела, которые вписаны в этот раздел, всегда должны быть в максимальном приоритете. Считается, что если вы будете заниматься делами только из этого раздела, то достигнете больших успехов в своей деятельности.

Раздел «С» предполагает внесение дел, которые могут отвлекать от основной деятельности. Они мешают человеку сосредоточиться. Это различные праздничные мероприятия, встречи с неважными людьми и тому подобное.

В разделе «Д» находятся те дела, которыми не стоит заниматься, вообще. Они «съедают» драгоценное время. Это разговоры с подругами, ненужная переписка в соцсетях и многое другое.

При правильном применении матрицы вы научитесь не отвлекаться на пустяки и распределять свое время правильно.

Есть и другие методики, например, ежедневник Стивена Кови. Его применение учит расставлять приоритеты. Если воспользоваться советами автора, то можно приобрести навыки высокоэффективного человека. Из ежедневника вы узнаете, что означает термин «управлять временем» и как достигаются приоритетные цели. Для этого вам необходимо применить четырехэтажный метод планирования. Схема имеет форму треугольника. Его делим на 4 части и начиная с самого верха вписываем в каждую часть следующее:

• планируйте ежедневно;
• планируйте еженедельно;
• ставьте цели;
• определяйте ценности.

Так вы создадите свою личную пирамиду продуктивности. Теперь рассмотрим каждый пункт по отдельности.

• Самый первый пункт содержит определение ценностей. Данные вещи имеют для нас самое большое значение. Из них состоит вся наша жизнь. Поэтому они находятся в самом основании пирамиды.
• После этого пункта идет следующий. В него вписываются намеченные цели
• Многие при планировании дел ставят знак равенства между всеми делами. Так делать нельзя. Если вы хотите выделить их наибольшее количество, то планируйте ваши дела еженедельно. Изготовьте так называемый еженедельный компас. Его главным вопросом должен стать вопрос о важных делах на этой неделе.
• И вот самый верх продуктивности – это пункт «планируйте ежедневно». Здесь вы должны проверять свои намеченные ранее договоренности, составлять реалистичный список дел и расставлять приоритеты.

В заключение отмечаем, что нужно жить в соответствии со своими главными ценностями. Для этого необходимо их прояснить.

Далее, определитесь с личными обязательствами. Для этого разбейте цель на несколько частей.

Решить данную задачу поможет понимание, что в сутках всего 24 часа. Это время необходимо разделить определенным образом.

• Рабочий день отнимает примерно 8 часов. Из них самыми эффективными считаются примерно 5 часов. Оставшееся время тратится обычно не на очень эффективную деятельность. Разговоры между сотрудниками, разговоры по телефону на отвлеченные темы и другое.
• Обеденный перерыв длится 1 час.
• Чтобы добраться на работу и обратно, некоторые тратят полчаса, а другие – целых 3 часа.
• Когда человек возвращается домой, он приступает к реализации домашних дел. Они отнимают примерно 5 часов.

В результате нехитрых вычислений мы видим, что на сон у занятого человека остается очень мало времени.

Без похода в магазин тоже не обойтись. Чтобы приготовить еду, нужно купить продукты. Все же есть такие дела, которые можно назвать «пустыми». Рассмотрим их по порядку.

• Хождение по магазинам без денег. Такие походы приводят как к моральной усталости, так и к физической. Вы расстраиваетесь из-за нехватки денег и изрядно устаете. После таких нагрузок эффективная деятельность снижается.
• Просмотр телевизионных программ, которые не несут никакой смысловой информации.
• Переписка или другое общение в интернете. Зачастую это пустые разговоры.

Данный перечень значительно больше, чем перечисленные моменты. И многие без особой надобности и охоты теряют драгоценные часы, которые можно было бы использовать для других, более важных дел.

Тогда необходимо «браться за ум» и выработать технологию по распределению времени. Она должна заинтересовать всех без исключения. И даже женщин, сидящих в декретном отпуске, и домохозяек.

А теперь рассмотрим конкретные советы.

• Заведите простой блокнот, где будут записаны все ваши ежедневные задачи по пунктам. Так вы сможете правильно организовать свою деятельность.
• Можно воспользоваться методом нейролингвистического программирования. А именно: необходимо найти такой момент, который может вас настроить на работу. Упражнения такого рода подразумевают появление некоего «щелчка». Например, каждый раз, когда вы приступаете к своей работе, задействуйте одну и ту же любимую музыку. Со временем вы привыкните к ней так же, как и к работе. Определенная мелодия будет ассоциироваться с трудовой деятельностью.
• Обязательно отдыхайте. Поверьте, если уставший человек вынужден выполнять работу, то эффективность от его действий значительно снижается.
• Еще одна техника, которую придумали французы. Выполняйте трудные задачи с утра, а остальные после обеда.

Эффективное использование времени можно взять под контроль. Для этого есть определенные хитрости.

• Главная ошибка – планирование каждой минуты дня. Нужно учитывать непредвиденные обстоятельства. Поэтому оставляйте немного свободного времени. Это позволит выделить драгоценные минуты на решение внезапно возникших проблем.
• Учитесь говорить «нет» тогда, когда вы считаете, что это нужно сделать. Иногда попадаются люди, которые свои проблемы стараются переложить на чужие плечи. Поэтому нужно уметь отказывать таким людям.
• Планируйте свой отдых.