Офис-менеджер: кто это такой и чем занимается?

В современном бизнесе ни одна компания, имеющая офис, не может обойтись без работы офис-менеджера. Эта должность предполагает администрирование и управление рабочим процессом офиса организации.

По сути, офис-менеджер является тем информативным и руководящим звеном, где сходятся и решаются все рабочие моменты компании. Он осуществляет взаимодействие между руководителем и подчинёнными, информирует рядовых сотрудников о подписанных руководителем документах, взаимодействует с клиентами фирмы, контролирует переписку, следит за работоспособностью компании и обеспечивает офис канцелярией, выполняет прямые указания директора и его заместителей.

Офис-менеджер – работник, который обеспечивает всему офису полноценный рабочий процесс. Описание профессии поможет лучше понять суть работы.

По классификатору рабочих профессий и должностей служащих, профессия офис-менеджера и его обязанности значительно отличаются от профессии секретаря. Офис-менеджер, прежде всего, организатор офисного пространства компании, управленец и администратор в одном лице. Профессия секретаря подразумевает его подчинение конкретному человеку (директор, заместители директора, топ-менеджеры) и ведение только его дел.

Офис-менеджер контролирует всю текущую работу офиса, в основном это бумажный документооборот. Следит за бесперебойной работой офисной техники, обеспечивает сотрудников компании канцелярскими товарами, вовремя доводит до сведения работников приказы, распоряжения и объявления по офису, изданные руководителем, принимает входящие телефонные звонки, при необходимости ведёт календарь встреч и поездок директора. В этом случае вакансия называется «офис-менеджер с функциями секретаря».

Поскольку работа офис-менеджера включает в себя организаторские, информативные и административные действия, в его должностные обязанности входят определённые функциональные задачи. Именно в этом и заключается занятость и сущность деятельности офис-менеджера, который должен:

• подготовить работу офиса к новому рабочему дню: проверить работу телефонов, компьютеров и оргтехники, наличие расходных материалов (бумага, заправленные картриджи для принтера);
• контролировать, следить за чистотой в офисных помещениях, соблюдением санитарных норм (полноценное освещение, вентиляция, температурный режим в помещениях), проверять работу сплит-систем;
• своевременно закупать канцелярские товары и вовремя обеспечивать ими работников офиса;
• заказывать питьевую воду, моющие средства, туалетную бумагу, салфетки;
• контролировать текущий документооборот: подготавливать необходимые документы, отчётность, рабочие материалы, необходимые для полноценной работы офиса, решать другие рабочие моменты и задачи;
• ежедневно осуществлять контроль за работой водителя и курьера;
• согласно указаниям руководителя, офис-менеджер занимается распределением обязанностей среди сотрудников, ставит перед ними задачи, доводит до их сведения нужную рабочую информацию, определяет уровень их ответственности, анализирует эффективность полученного результата;
• рассчитывать и составлять смету ежемесячных финансовых расходов на содержание офиса, контролировать её исполнение;
• вести табель учёта рабочего времени, количество дней и часов, отработанных каждым сотрудником в рамках календарного месяца, вовремя передавать табель в бухгалтерию для начисления заработной платы;
• контролировать соблюдение трудовой дисциплины: по факту опозданий, раннего ухода с работы, прогулов работников ставить в известность руководство компании, вести учёт нарушений и несоблюдения дресс-кода;
• организовывать встречи, регистрировать и помогать посетителям в решении их вопросов.

К основным компетенциям офис-менеджера относятся подготовка и проведение переговоров, совещаний, собраний:

• он должен осуществлять подготовку всех необходимых материалов, обеспечивать явку на мероприятия всех заинтересованных лиц, вести протокол заседания;
• вести переписку с клиентами и партнёрами фирмы, делать рассылку материалов;
• работать с входящей и исходящей офисной корреспонденцией, регистрировать её, заниматься отправкой;
• оказывать помощь и содействие сотрудникам в решении конфликтных и спорных ситуаций;
• координировать работу офиса по завершении рабочего дня, проверять офисную технику, освещение, сплит-системы, кондиционеры на предмет их отключения от электропитания;
• в некоторых случаях офис-менеджер отвечает за поиск и наём новых работников (размещает информацию о нужных вакансиях на специальных сайтах, просматривает резюме, осуществляет предварительный отбор соискателей, проводит собеседование);
• письменно или по телефону информирует потенциальных клиентов о стоимости товаров и услуг согласно прайс-листу;
• консультирует о расположении отделов компании, их функциях;
• ведёт базу клиентов предприятия;
• выполняет обязанности по ведению сайта, размещению рекламы о товарах и услугах, заказывает сувенирную продукцию, полиграфию, распространяет информационные материалы.

Чтобы занять должность офис-менеджера, кандидат должен иметь ключевые навыки, необходимые для выполнения этой работы, а также обладать определёнными личными и профессиональными качествами.

Личные качества человека – это биологические и социальные компоненты, составляющие его личность. Биологические компоненты человек получает от природы, своих родителей и предков в виде определённого набора генов. Социальный компонент – это та социальная среда, в которой рос и воспитывался человек.

Оба эти компонента формируют характер и личность, наделяя индивидуума определёнными качествами, как хорошими, так и отрицательными. Собрав вместе все черты личности человека, можно получить объективный достоверный психологический портрет.

К положительным качествам личности можно отнести такие черты характера, как:

• честность;
• упорство в достижении поставленной цели;
• внимательность;
• самодисциплина;
• ответственность и организованность;
• трудолюбие, усидчивость;
• внутреннее благородство;
• объективность;
• коммуникабельность, вежливость, доброжелательное отношение к людям;
• собранность, целеустремлённость, внимательность, пунктуальность;
• бесконфликтность, умение разрешать спорные ситуации между сотрудниками, оптимизм и позитив во всём;
• расторопность, сообразительность, услужливость;
• активность, амбициозность.

За каждым этим качеством личности стоит психологическое и эмоциональное воспитание человека, его наследственность, социальная среда, в которой он вырос.

К отрицательным качествам личности можно отнести:

• несобранность, невнимательность;
• депрессивный взгляд на жизнь, отсутствие оптимизма;
• неумение вовремя собраться с мыслями и последовательно решать поставленные задачи;
• агрессивный характер;
• склонность к сплетням и интригам.

Деловые качества человека – это его способность выполнять определённые трудовые задачи и функции.

По деловым качествам можно судить, насколько эффективно соискатель сможет организовать свой рабочий процесс, насколько качественно будет выполнять возложенные на него трудовые обязанности. Чтобы успешно руководить офисом, соискатель должен обладать, помимо знаний и умений, определёнными деловыми качествами, к которым относятся:

• образование, уровень квалификации;
• опыт работы;
• быстрая обучаемость, адаптация в новых условиях;
• требовательность к себе и другим;
• умение работать в условиях многозадачности, одновременно решать сразу несколько вопросов;
• аналитическое мышление, способность гибко и нестандартно мыслить, делать правильные выводы, обобщать;
• деловая хватка;
• лидерские качества;
• готовность работать сверхурочно;
• ораторские способности, дипломатичность и умение убеждать;
• навыки делового общения.

Профессиональные качества человека – это совокупность личных и деловых качеств, плюс все те навыки, которые он успел приобрести на протяжении своей карьеры. В своей профессиональной деятельности офис-менеджер должен:

• обладать определёнными знаниями, навыками и умениями в области офис-менеджмента;
• профессионально применять свои знания и умения на практике;
• уметь работать с документами, знать принципы организации документооборота, правила формирования архива;
• быть уверенным пользователем компьютера и другой офисной техники;
• досконально знать процесс документооборота, работать с входящей и исходящей почтой, знать правила её регистрации, вовремя доводить резолюции руководителя до структурных подразделений, следить за сроками исполнения сотрудниками компании отписанных им документов, отправлять исходящую корреспонденцию почтой или курьером;
• иметь навыки административного управления;
• уметь быстро печатать, знать принципы и правила составления тех или иных документов (приказы, распоряжения, инструкции, указы);
• оперативно распоряжаться полезными знаниями (контакты аварийных служб, электрика, сантехника, службы доставки обедов);
• знать иностранные языки (не всегда), хотя в некоторых компаниях знание определённого иностранного языка – главное условие для кандидата, и этом случае офис-менеджер должен свободно говорить, читать и писать на иностранном языке;
• уметь грамотно говорить и писать, излагать свои мысли хорошим литературным языком;
• владеть навыками делового этикета.

Ни одно высшее образовательное заведение не обучает профессии офис-менеджер. Пройти обучение и получить диплом или удостоверение о профессиональном обучении можно в бюджетных или частных учебных центрах, колледжах.

В крупных компаниях, как правило, на этой должности хотят видеть специалиста только с высшим образованием, небольшие предприятия могут взять на эту должность работника со средним или средним специальным образованием.

Главное, на что обращает внимание любой работодатель – это опыт работы в данной должности, уровень владения компьютером, знание оргтехники и умение работать на ней, знание основ делопроизводства и архивного дела, знание иностранных языков.

Чтобы грамотно составить резюме и получить заветную должность, нужно подробно, но честно изложить всю информацию о себе: личностные, профессиональные, деловые качества, опыт работы на подобной должности, уровень образования.

Уровень ожидаемой заработной платы даст понять работодателю, что он может предложить и на что претендует кандидат.

Не давайте ложную информацию о стаже работы, образовании – всё это легко можно проверить, в этом случае вакансия для соискателя станет недоступной, ему просто откажут.

Наличие фотографии – положительный момент для кандидата, работодатель должен знать, чьё резюме рассматривает. Офис-менеджер – лицо компании, и работодателю небезразлично, кто её будет представлять.

Обязательно укажите уровень своего образования, часто работодатель на эту должность принимает специалиста с высшим экономическим, юридическим, психологическим или филологическим образованием.

Такая информация будет полезна для работодателя.

Составляя резюме, придерживайтесь его структуры:

• личная информация — имя, возраст, контакты;
• персональная — раздел считается не обязательным к оформлению, но лучше его заполнить;
• основные навыки и умения — укажите, какими офисными программами владеете, перечислите все курсы повышения квалификации, семинары, тренинги, другое дополнительное обучение, которое вы прошли;
• опыт работы — перечислите все свои практики, стажировки, законченные проекты, волонтёрские программы, в хронологическом порядке укажите предприятия, на которых вы работали раньше, образование и тренинги (отразите все образовательные программы и направления, которые закончили);
• рекомендации — в этом разделе укажите имена и контакты лиц, которые могут порекомендовать вас новому работодателю, отозваться о вас положительно.

Если на должность офис-менеджера претендует соискатель без опыта работы, то лучше будет вообще не отражать в резюме этот раздел. Не нужно показывать работодателю отсутствие знаний и навыков. В этом случае лучше опишите свои личные и деловые качества, какое имеете образование основное и дополнительное (семинары, тренинги).

В качестве опыта работы можно указать производственную практику, преддипломную стажировку, навыки организации конкретных мероприятий, участие в олимпиадах, конференциях, конкурсах, всевозможных тестированиях. Если у вас есть любые достижения и успехи, напрямую связанные с будущей работой, обязательно изложите эту информацию в резюме.