Советы по составлению резюме администратора

Резюме – это визитка соискателя. От того, насколько точно оно составлено, насколько грамотно преподнесена информация в нем, зависит успех в поиске работы. Помимо заявки о себе, соискатель демонстрирует готовность к серьезной работе: если резюме составлено небрежно, вероятно, и в профессиональной деятельности ожидать качественной работы от потенциального работника не придется.

Если та или иная компания ищет администратора, ее представления об этом специалисте могут отличаться, и это провоцирует определенные сложности. Допустим, администратор салона красоты не обязан иметь высшее образование, специальным знаниям можно научиться прямо на месте. В большинстве случаев это именно так. Администратор в стоматологии зачастую попадает в клинику по тому же принципу – это человек ответственный, вежливый, приятной внешности, который должен отвечать на звонки, производить запись и т. д. Но на самом деле многие стоматологические клиники даже на должность администратора ищут человека с медобразованием, определенными навыками и знаниями.

Понять, чего ждет от вас потенциальный работодатель, не так просто. Если вы устраиваетесь в медцентр, наверняка наниматель ищет человека с медицинскими знаниями, а если вы желаете занять должность администратора ресторана или гостиницы, автомойки, ожидания у работодателя иные.

Что указывать в резюме на должность администратора в разных сферах.

• Кафе (общепит). Прежде всего, опыт работы – он будет на руку вам, если вы уже были задействованы даже в смежных областях. Например, работали кассиром в магазине. Если вы прошли дистанционные тренинги или семинары, это тоже будет полезным включением в резюме. К слову, если до подачи резюме есть время, посетите подобные семинары: есть краткие обучающие курсы для ознакомления с профессией.
• Торговый зал. Опыт в сфере торговли также полезен, но если вы резко меняете сферу деятельности, а до того трудились, например, в сфере образования, не стоит отчаиваться. Люди, работающие с огромным объемом документации, выстраивающие отношения в педколлективе, могут претендовать на вакансию администратора торгового зала с отличными перспективами. Главное, что здесь нужно – умение быстро и грамотно систематизировать информацию, держать много данных в голове, находить подход к разным людям.
• Фитнес-клуб. Если вы сами позиционируете себя как человека, активно занимающегося собой и своим внешним видом, вы уже имеете преимущество. Это не так важно для администратора, например, автосалона, но в индустрии ЗОЖ подтянутая фигура имеет большое значение.
• Офис. Прикладывая фото, выбирайте ту, где учтен дресс-код. Правильный выбор одежды – это уже первый способ понравиться будущему начальству. А так как человек делает выбор зачастую эмоционально, интуитивно, учитывайте и эти пожелания.
• Администрация города. Здесь не всегда ждут инициативных работников, готовых продвигать услуги, продукты, идеи. В администрации города в большей степени ждут дисциплинированных, грамотных, ответственных людей, готовых вписаться в определенный, четко обозначенный и структурированный режим. Потому писать о том, что вы амбициозны и готовы продвигать свои великие идеи, точно не стоит.

Опирайтесь на особенности той сферы, куда устраиваетесь на работу. Если это IT-центр, а вы слабо можете объяснить, что такое, к примеру, базы данных, вы явно ошиблись адресом. Если это медицинский центр, подумайте, не растеряетесь ли вы, если клиенту в очереди станет плохо.

А теперь о том, что писать в пунктах резюме, которые встречаются во всех типовых документах такого плана (вне зависимости от сферы деятельности).

Здесь нужно указать сугубо профессиональные достижения. Вспомните и перечислите поощрения, заслуженные на прежних рабочих местах (грамоты, благодарности, присвоенные звания). Не так важно, касаются ли прежние достижения непосредственно той работы, которую вам предстоит выполнять. В любом случае, прежние профессиональные заслуги говорят о вашем серьезном отношении к делу, исполнительности, активности, стремлении к росту. Это могут быть и те инициативы, которые прогрессивно повлияли на работу прежней компании.

Например, вы предложили создать электронный каталог, нечто вроде корпоративной информационной сети. Прежний работодатель подхватил эту идею, она прижилась и успешно работает на благо компании. Обязательно подчеркните, какие ваши инициативы положительно сказались на деловом имидже компании, улучшили производительность труда или поспособствовали профессиональным коммуникациям.

А вот о том, что по желанию работодателя вы могли работать без выходных, что безропотно замените других сотрудников, писать как о достижениях не стоит. Безотказного работника не ценят, а просто используют – такое печальное правило.

В этом пункте перечислите те навыки, что пригодятся на новой должности.

Навыки администратора.

• Точность и внимательность. Вы никогда не устраиваете бардак в документах, вы умеете четко структурировать информацию, своевременно делаете важные пометки и не откладываете звонки на другой день.
• Вежливость, доброжелательность. Это качества, которые можно считать профессиональными навыками. Если вы даете клиенту подробный содержательный ответ, стараясь говорить строго по существу, доброжелательно и спокойно, к вам обратятся снова. Если вы считаете, что качественный сервис не подразумевает такого отношения к клиенту, вы не будете продвигать дело компании. Неумение выстраивать диалог с клиентом перекрывает все другие положительные качества соискателя.
• Умение быстро работать с информационным продуктом. Если начальник попросил вас написать объявление, и вы час думаете над формулировкой, два часа пытаетесь выставить шрифт в редакторе, это тормозит всю работу. «Прокачайте» свои навыки: поупражняйтесь в простых текстовых и фоторедакторах, убедитесь, что вы не делаете заминки в простых рутинных поручениях.
• Умение поддерживать деловую дисциплину. Задачей администратора может быть выстраивание рабочей сетки, составление графиков работы. Ваша задача – сделать так, чтобы комфортно было и клиенту, и вашим коллегам. Посмотрите пару тренингов на тему основ делового общения – они придадут вам уверенности в себе.

Старайтесь писать тезисно, но понятно. Слово «пунктуальность» лучше заменить словом «точность», а формулировку «знание этикета» словами «вежливость и готовность к диалогу». Избегайте пафосных слов и преувеличений.

Здесь не нужны списки, которым не видно конца. Это воспринимается как нескромность, бахвальство, желание пустить пыль в глаза. Выберите примерно 5 качеств, которые действительно говорят о вас точно и емко.

Например, вы целеустремленный человек. Но это понятие в резюме может выглядеть размытым, слишком обобщенным. Напишите более простым языком, но при этом будьте точнее: «не бросаю начатых проектов, стараюсь найти оптимальные пути их реализации». Пусть это будет длиннее, но вы все же говорите так о себе более живо, точно, наглядно.

Не запрещено иллюстрировать описываемые качества примерами. Если вы пишете, что вы человек, склонный к эмпатии, можете пометить в скобках («деликатно предложу помощь клиенту, если вижу, что его что-то беспокоит»). Администратор, который только отвечает на вопросы, но не замечает настроений клиента, не предлагает ему посильную помощь, будет балластом компании. А тот, что видит сомнения клиента, но быстро оценивает ситуацию и пытается показать ему другое решение вопроса, идет навстречу, становится настоящей находкой.

Он может никак не пересекаться с той должностью, на которую вы претендуете. Но если он показывает пройденный вами путь и за дни, проведенные на прежней работе, вам не стыдно, обязательно включайте перечисления прошлых мест работы в список. Делайте это в хронологическом порядке.

Если, к примеру, вы работали продавцом, но некоторое время выполняли обязанности административного характера, обязательно укажите это в перечне. Но если работ у вас было более 5, все перечислять, возможно, не стоит. Остановитесь на тех, что пришлись на последние 5-10 лет.

Если опыта работы у вас совсем нет, вспомните свои студенческие годы. Может быть, вы были старостой группы или выполняли какие-то общественные поручения. В биографии можно найти моменты, которые положительно скажутся на результате рассмотрения вашей кандидатуры.

Указывать нужно все: начиная от ссуза до курсов переподготовки. Если вы закончили колледж, потом вуз, обязательно пишите и то и другое (с указанием лет учебы). Все сертифицированные семинары, тренинги, курсы тоже присоединяйте к этому списку. Если вы где-то учитесь на данный момент, отмечайте это в перечне.

Действуйте по шаблону. Начинается резюме с представления – имя, фамилия, отчество, год рождения. Алгоритм составления резюме.

• Цель. На какую должность вы претендуете. Будьте конкретны, избегайте абстрактных формулировок.
• Опыт работы. Перечислите либо все пункты из перечня вашей профессиональной деятельности, либо ключевые. Если вы уже работали на той должности, которую желаете занять и сейчас, можете перечислить свои должностные обязанности на прежнем рабочем месте.
• Сведения об образовании. Указываете учреждение образования, факультет, специальность, квалификацию. Если закончили вуз с отличием, имеете право указать это.
• Профессиональные качества. Кратко – не более 5-6. Старайтесь описывать те, что потенциально отвечают запросу той должности, на которую вы претендуете.
• Личностные качества. Кратко – 4-5. Они не должны дублировать друг друга и быть отвлеченными от профессиональной деятельности.
• Дополнительная информация. Здесь можете указать знание иностранных языков, наличие водительского удостоверения, семейное положение.

Если задумались, писать ли сопроводительное письмо, можете уточнить это в самой компании. В письме нужно указать ваши данные, контакты и буквально 2-3 предложения о том, на какую должность вы претендуете, и почему компания может быть в вас заинтересована.

В качестве образцов рассмотрим 2 примера: короткое резюме и более развернутое.

Анна Борисовна Петрова, 13.10.1989 г. р.

Цель – должность администратора салона красоты.

Образование – Зареченский институт физкультуры, 2008-2013 гг. Факультет спортивной педагогики, специальность «Преподаватель физической культуры. Тренер по волейболу».

Опыт работы – УО «Средняя школа № 9 г. Зареченска», учитель физической культуры, 2013-2017 гг. Центр Развития «Гармония», администратор, 2017-2019 гг.

Обязанности:

• ведение входящей документации;
• составление рабочих графиков, расписания групповых и индивидуальных занятий;
• продажа абонементов;
• прием звонков, фиксация деловых сообщений;
• помощь в ведении аккаунтов центра в социальных сетях.

Умения и навыки:

• уверенный пользователь ПК и оргтехники;
• водительские права категории В, стаж 7 лет.

Личные качества:

• эмоциональная стабильность;
• инициативность;
• коммуникабельность;
• стремление к коллективной созидательной деятельности.

Хобби: пилатес, бег, фотография.

Соискатель – Иванова Анна Ивановна

Дата рождения – 15.09.1990 г. р.

Телефон, контактные данные (мобильный телефон, электронная почта).

Направление деятельности – администрирование в сфере оказания медицинских услуг.

Образование (название вуза, факультет, специальность, сроки обучения).

Опыт работы – Стоматологическая компания «Стоматология №1». Администратор, период работы – 2017-1019 гг.

Обязанности:

• обеспечение работы административно-консультационного центра;
• прием звонков и координация графика работы специалистов;
• первичное консультирование клиентов по виду оказываемых услуг и календарному назначению консультаций врачей;
• организация комфортной обстановки в холле (демонстрация информационных роликов на экране ТВ, предложение клиентам напитков, заполнение анкет);
• контроль своевременной уборки холла;
• ежедневная сдача графика, записей, еженедельное составление отчета посещаемости с указанием соблюдения режимных моментов;
• поддержание связи с клиентами на случай отмены консультации, напоминания о предстоящей консультации.

Достижения:

• создание авторской клиентской базы с удобным электронным администрированием;
• проведение презентаций по обучению младшего персонала;
• успешное сотрудничество со СМИ и медиаплощадками по продвижению бренда клиники.

Причина увольнения – смена места жительства.

Дополнительная информация – уверенное владение английским языком, опыт работы с фото- и видеоредакторами.