Дедлайн: определение и правила применения

В определенных ситуациях время лечит, в других – калечит. Например, негативные последствия наступают тогда, когда нарушается дедлайн. Что это такое и как его применять правильно, расскажет эта статья.

Термин «дедлайн» пришел к нам из Америки. Его происхождение кажется весьма мрачным. Дословно это значит «мертвая линия». И понятие изначально обозначало именно это в буквальном смысле.

Dead – мертвый, line – линия или граница. Зашел за дедлайн – будешь расстрелян. Было это во время Гражданской войны, длившейся с 1861 по 1865 год. Потом страсти в Новом свете поутихли, а слово осталось и стало синонимом нашего аврала.

Первыми в свой сленг его ввели айтишники. Дедлайн на языке программистов – строго отведенное время на выполнение работы. Говоря простыми словами, это срок сдачи задания клиенту или начальству. Затем понятие «дедлайн» перешло и в другие сферы деятельности, причем не только в США.

Ситуации, когда сроки «горят», встречаются в жизни человека на каждом шагу. С самого раннего детства мы сталкиваемся с дедлайном. Стишок про Деда Мороза нужно выучить строго к новогоднему утреннику, песенку про маму – к 8 марта. По мере нашего взросления дедлайн становится более строгим.

Уже в школе несоблюдение дедлайна грозит куда более серьезными проблемами, чем отстранением от выступления на утреннике в детском саду.

Дальше дедлайн отправляется с нами в среднее или высшее учебное заведение. На написание курсовой или дипломной работы студенту отводится определенный срок. Конечно, некоторые оставляют все до последнего. Но несоблюдение студенческого дедлайна грозит отчислением из института. А это уже даже не двойка на уроке математики в 5 классе.

Получив диплом, мы отправляемся на работу. И вновь прихватываем с собой необходимость соблюдения дедлайна.

Даже творческим людям приходится работать в рамках дедлайна. Спектакль в театре должен быть сдан к определенному сроку. Что уж говорить о больших корпорациях. Бухгалтерский отчет нельзя задерживать, иначе – штраф, проблемы с аудитом, неприятные последствия. Сдача нового строительного объекта тоже всегда имеет определенную дату, перенос которой грозит не только потерей репутации компании, но и финансовыми потерями.

Все те же айтишники должны разработать новую программу к определенному дню, иначе их обгонят конкуренты, как результат – лишение премии, а то и вовсе увольнение.

Спортсмен, сорвавший сроки сдачи допинг-тестов, будет как минимум дисквалифицирован на длительный срок, а может и вовсе завершить карьеру. Художник, взявшийся за выполнение частного заказа, обязан завершить его до указанного в договоре числа, иначе картина останется в его коллекции.

Даже современные писатели редко могут позволь себе затяжные «муки творчества». Строгие контракты с издательствами не дают им возможности расслабиться. Съемочная группа кинофильма должна управиться точно в срок. Иначе – дополнительные расходы на аренду помещения, гонорар актерам, зарплату техническому персоналу. Врач не может отложить операцию по удалению аппендицита, иначе его пациента ждет дедлайн в самом худшем смысле этого английского понятия.

Но даже если вы простая домохозяйка, в вашей жизни тоже непременно будет дедлайн. Обед нужно сварить к определенному сроку, иначе дети и муж останутся голодными. Ребенка нужно забрать из детского сада в определенное время, и даже если ваша маникюрша задержалась, это не дает права нарушить срок.

Тещу нужно поздравить с юбилеем строго в день ее рождения. Нарушение грозит скандалом и обидой. Даже некоторые покупки мы делаем в точно отведенное время. Именно метод дедлайна используется в рекламных кампаниях, когда нам предлагают купить товар со скидкой в определенное время. Слоган «срок действия акции ограничен» – не что иное, как использование принципа дедлайна. Куда ни глянь – везде дедлайн.

Чтобы дедлайн приносил пользу, а не удар по нервной системе, нужно следовать определенным требованиям. Откладывать выполнение задания до крайней точки неправильно.

И если в случае со студентами это еще допустимо, сил и энергии у них куда больше, чем у работающего человека, тем более обремененного семьей, то с детьми или людьми среднего возраста недопустимо. Поэтому при определении финишной черты используйте следующие правила.

• Срочно будет точно. Никогда не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня. Даже если вы понимаете, что работу можно выполнить за две недели, а не за месяц, как этого требует дедлайн, не откладывайте ее.

Всегда могут появиться незапланированные сложности или дела. Ребенок заболел, мама попросила отвезти ее на дачу, и все это обычно происходит «некстати». Лучше раньше, чем позже, поэтому приступайте к работе, как только ее получили. Так у вас как минимум останется время на бытовые нужды. Как максимум – вы сможете приступить к новому проекту раньше запланированного.

• Уникальный исполнитель. Каждый из нас имеет свой темперамент, у любого собственный стиль работы. Поэтому один может справиться с конкретным заданием за неделю, другой – за три дня. Один мастер маникюра делает свою работу за 30 минут, другой отпускает клиента только через полтора часа.

И дело не только в качестве, но и в методах, которые применяет тот или иной специалист. Не бегите впереди паровоза. Не завышайте планку. Если понимаете, что времени, отведенного вам, слишком мало, либо сразу отказывайтесь от заказа, либо оговаривайте другие сроки.

• Вижу цель. Иногда нам трудно приступить к реализации масштабного проекта. Мы просто не знаем, с какой стороны начать. Разложите все по полочкам. Определите главное и второстепенное. Составьте план. И тогда найти оптимальный способ достижения цели будет куда проще, чем если делать работу «наскоком».
• И пробил час. Порой кажется, что соблюдение сроков не так уж и важно. Не сшили платье к Новому году – закончите ко Дню рождения. Не убрались в эти выходные – сделаете это в следующие. Тем временем дел только прибавляется. Они растут как снежный ком. Поэтому не думайте о секундах свысока. Не доводите дела до цейтнота.
• Никак не можете заставить себя приступить к работе? Вспомните заказчика. Мало того, что вы рискуете испортить с ним отношения и подмочить свою репутацию, так и ему будет несладко. К примеру, он рассчитывает получить от вас портрет (букет, эксклюзивное ювелирное украшение) для собственной супруги к ее именинам. Срыв срока грозит проблемами не только вам, но и его личной жизни.
• Сколько веревочке ни виться, все равно конец будет. Определяйте конкретные сроки выполнения работ. Даже если заказчик не настаивает и говорит, что готов подождать целый год. Ставьте дату окончания работ сами. Озвучьте ее клиенту и партнерам. Иначе есть вероятность, что «удовольствие» действительно растянется на год.
• Разделяй и властвуй. Держите график выполнения работ в письменном (напечатанном) виде всегда под рукой, особенно если трудитесь над несколькими проектами одновременно. Не бойтесь делегировать часть работ коллегам (подчиненным).
• Время. Часовые пояса нередко душат бизнес. При получении заказа из Владивостока в Калининграде не забудьте учесть разницу во времени или обговорите, на какие часы ориентироваться с заказчиком.
• Понимай, но проверяй. Если даже кажется, что вы учли все пожелания заказчика, не стесняйтесь уточнять все детали. В противном случае может не хватить времени на доработку.
• Клиент всегда прав. Чтобы не пришлось вносить коррективы в работу через месяц после ее сдачи, установите дедлайн и для своего заказчика. Оговорите срок принятия претензий после сдачи работы. В противном случае, когда спустя месяц до товарища «дойдет», что на халате должны были быть перламутровые пуговицы, вам придется отвлекаться на переделку от другого проекта, строгие рамки выполнения которого тоже нельзя нарушать.
• От общего к частному. Если взялись за масштабный проект, разделите его на несколько частей и для каждой определите свой дедлайн. Это поможет четко понимать, что нужно сделать в тот или иной конкретный день.
• Не бойтесь мелочиться. Выпишите каждую мелкую деталь своего проекта и по мере его выполнения вычеркивайте из списка те задачи, которые уже выполнены. Во-первых, так перед вами всегда будет четкий план, а во-вторых, с каждым днем цель будет все более осязаема.
• Делу время. Следите за календарем и часами. Иногда время бежит незаметно, повернуть его вспять невозможно. По крайней мере, пока машина времени работает только в фильмах и книгах.
• Счастливые часы. Определите время, которое наиболее удобно для выполнения работы. Если вы трудитесь на дому, то, возможно, это будет промежуток между тем моментом, когда дети ушли в школу, и тем, когда пора приступать к приготовлению ужина. Используйте выбранное время четко по назначению – в нашем случае для выполнения работы по дедлайну.
• Можете воспользоваться известным в тайм-менеджменте приемом – методом помидора. Определенное время вы будете сконцентрированы на решении только одной задачи. Суть метода проста. Берете кухонный таймер, заводите его на 25 минут, и пока не прозвучит сигнал об окончании времени, вы делаете только какую-то конкретную работу. Учите английский, например. Главное условие – все это время ничего не должно отвлекать. Ни телефонные звонки, ни звук вскипевшего чайника, ни закончившая стирать машинка.
• ​​​​​​Не объять необъятное. Даже если во время выполнения работы вам поступило очень выгодное предложение, прежде чем согласиться на него, взвесьте все «за» и «против». В случае если вы попытаетесь поймать двух зайцев сразу, вероятность упустить обоих велика. Поэтому в случае, если есть хоть малейший риск не справиться с первым заданием, не беритесь за второе.

Может показаться, что дедлайн наиболее актуален для бизнесменов. Однако это далеко не так. В первую очередь дедлайн дисциплинирует. Во-вторых, он помогает наладить самоконтроль. Вы уже не будете бесконечно искать причины для того, чтобы отложить выполнение задания.

У вас появится больше свободного времени. То, что раньше тратилось на всякую ерунду, пойдет в дело. Вместо 5 чашек кофе за день вы станете выпивать одну. А это и для здоровья полезно.

Вместо одного качественно выполненного проекта вы сможете в те же сроки сдавать 2, а то и 3. А это не только повышение самооценки, но и прибавка к жалованью.

Есть люди, которые опаздывают патологически. Они не успевают нигде и никогда – в школу, на работу, самолет или поезд, на дни рождения и даже Новый год, и при этом не испытывают ни малейших мук совести. Но такое, скорее, исключение, чем правило. В большинстве своем нарушение срока ведет к проблемам как внутреннего, так и социального характера.

• Неуспевающий никогда не сможет почувствовать себя преуспевающим. Он теряет веру в собственные силы, расстраивается и в итоге доводит себя до хронического и затяжного стресса.
• Невыполненная вовремя работа неизбежно ведет к неприятному разговору с заказчиком, партнером по бизнесу или руководителем. В итоге – все тот же стресс.
• Время, которое было потрачено на работу, не сданную в срок, уже не вернуть. В результате срыва сроков все труды зачастую оказываются напрасны. Вас обошел конкурент или заказ, сделанный вами после оговоренных сроков, уже неактуален. Ну кому нужна ваша эксклюзивно украшенная новогодняя елка 10 января? Вы потеряли силы, а получили в лучшем случае ничего, в худшем – опять же стресс.
• Кроме потери времени и сил, неорганизованность ведет к утере выгоды. Если ваш начальник – «душка», он просто не выдаст вам премию, а если нет, что скорее всего, то сократит или вовсе лишит жалованья.
• При систематическом нарушении дедлайна человек рискует и вовсе потерять работу. Сначала ему перестанут доверять хоть сколько значимые проекты, потом начнут вовсе игнорировать. Слухи о его недееспособности распространятся далеко за пределами компании. И после увольнения, что в данном случае практически неминуемо, если только хозяин фирмы – не ваш любящий дедушка, вам будет сложно найти новую работу. И в результате что? Правильно – стресс или даже депрессия.

Любой человек способен соблюдать правила дедлайна. Любое нарушение – следствие неправильного режима труда и отдыха. Чтобы ни один день не прошел даром, не нужно обладать сверхъестественными способностями. Необходимо просто навести порядок у себя в голове и на рабочем месте. Итак, начнем.

• Составляем план работы на день. Желательно делать это накануне вечером. Если вы «жаворонок» и встаете ни свет ни заря полные сил и энергии, назначайте все важные и сложные дела на первую половину дня. После обеда займитесь менее обременительными и требующими внимания задачами. Если вы «сова», и головной мозг «просыпается» ближе к полудню, утром выполните легкую часть работы, после обеда беритесь за наиболее затратные в умственном плане задачи.

Но и в том, и в другом случае большую часть нагрузки назначайте на первую половину недели, пока у вас сильнее концентрация внимания и выше уровень работоспособности. При правильном планировании вы всегда сможете устроить себе в пятницу «короткий день».

• Оставляйте себе время на всякий случай. Если необходимо выполнить работу за неделю – сократите собственный дедлайн до 5-6 дней. Так у вас останется время на исправление недочетов, усовершенствование созданного проекта. Если же ни то ни другое не потребуется, вы получите в свое распоряжение свободное время.
• Обещайте сделать работу в срок не только себе и заказчику (руководителю), но и коллегам, и даже домочадцам. Произнесенные вслух даты сильнее стимулируют вас на более динамичное выполнение работы.

• Поставьте на телефон «напоминалку». Звук уведомлений о сроке окончания работ также будет стимулировать к ее скорейшему завершению.
• Но прежде наведите порядок на рабочем столе, уберите с него все ненужное и отвлекающее от работы. Создайте себе комфортные условия.

Не взваливайте на себя непосильную ношу. Берите в работу только то, что готовы выполнить без потери здоровья. И, конечно, не отказывайте себе в отдыхе. Загнать себя можно очень быстро, восстанавливаться придется куда дольше. Чаще бывайте на свежем воздухе. Занимайтесь спортом. Все это придаст ускорение и стимул вашей мозговой деятельности. Ночью спите не менее 8 часов. Во время трудового дня тоже устраивайте себе небольшие перерывы.

Как видите, все не так сложно, как и все гениальное. И помните – слово «дедлайн» носило печальный оттенок более полутора веков назад. Сейчас это спасательный круг для любого современного человека, который хочет достичь в этой жизни успехов как на работе, так и дома.